隨著企業意識到遠程工作的好處，實施強大的虛擬協作環境已成為當務之急。管理者需要做出必要的調整，以提高生產率并增加員工的幸福感。為實現這些目標，企業需要更強大的虛擬協作策略，這些策略既易于實施又可持續。
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什么是虛擬協作？
虛擬協作是使用數字通信工具與同事一起構思、評論或完成項目的行為，盡管在不同地點或不同時間工作。當實施適當的工具并促進團隊合作文化時，虛擬協作會得到改善。
問題是，視頻會議、閑聊消息和遠程歡樂時光可以強化不良做法，就像它們促進良好做法一樣。找到合適的遠程協作工具很重要，但在現有的虛擬協作技術堆棧中向您的分布式團隊傳授最佳實踐和流程將有助于更好的虛擬會議、更快的項目完成和更高效的運營。
為什么虛擬協作很重要
經理和團隊領導可能會因為缺乏問責制而對遠程工作持謹慎態度。的確，當您在辦公室環境中時，您可以看到員工何時休息、他們的午餐時間持續多長時間以及他們是否專注于工作。這種想法的問題在于它沒有考慮到個人工作風格或偏好的差異。就像在辦公室一樣，經理不能全天候 24/7 監控每個團隊成員。這也適用于遠程設置。然而，通過正確的虛擬協作策略，管理人員將能夠為他們的團隊提供空間，讓他們找到自己的生產力平衡點。
但是當個人在家工作 會有所不同，團隊在定期協作和有效溝通時發揮最佳作用。此外，在專業環境中，銷售、支持、營銷甚至管理團隊似乎都是 變得更加專業讓每個團隊成員更清楚地了解他們周圍發生的事情很重要，這樣每個人都知道他們應該做出什么貢獻。
虛擬協作在可見性前提下蓬勃發展。當資產共享且時間表已知時，遠程同事可以在輕松移動自己的項目的同時尊重彼此的時間。
從本質上講，當建立流程、詳細記錄工作流程以及整理（開放）溝通渠道時，每個員工都可以發揮最高水平，發揮最佳水平工作，這反過來將補充總體團隊目標，同時也為管理人員提供急需的安心。
但是，存在一些阻礙虛擬團隊有效協作的障礙。有些源于所有辦公環境中固有的問題，但有些是分布式團隊所帶來的挑戰所特有的。
虛擬協作的常見挑戰和陷阱
為了找到能夠實現高效虛擬協作的工具和流程，重要的是要認識到遠程工作人員每天必須應對的挑戰。從本質上講，在一個完全依賴互聯網連接和定期更新的工作場所，管理人員需要密切關注以下方面，并在問題出現時糾正問題，以確保虛擬協作實踐始終得到微調。
可用性/時區。在虛擬辦公室工作時，員工無法看到他們的同事何時在接聽電話或在他們的辦公桌前。沒有跡象表明會議是一件可以重新安排的簡單事情，還是他們正在與 CEO 和其他主要利益相關者通話。此外，遠程工作人員通常分布在廣闊的地理區域。雖然這允許雇主搜索更大的人才庫，但這通常意味著需要在一端或另一端做出妥協以更好地適應時區。
互聯網連接。視頻電話會議已成為虛擬協作工具的黃金標準，因為它們能夠在數字環境中連接人們。然而，路由器帶寬和途中的會議可以揭示陷阱。經理們應該使用仍能增加價值的協作工具，即使互聯網連接不是最強的。
延遲更新。尤其是在銷售和支持方面，遠程工作人員需要在零時刻到來時做好準備。這可能意味著潛在客戶回郵件說他們有興趣但只能在一小時內進行演示，或者客戶可能遇到影響他們底線的問題。遠程團隊經理應制定計劃以避免行動延誤。
溝通與分心。在實體辦公室工作時，所有員工只需揮揮手，就會引起同事的注意，這是一個優勢。然而，這也可能是一個缺點——小的中斷會破壞流動狀態，從而破壞生產力。
松弛的消息和淹沒的電子郵件收件箱是相似的。這些工具可以實現即時通信，但它們也會極大地分散注意力。管理人員需要在即時反饋與員工的工作流程之間取得平衡，無論這意味著訪問共享日歷、鼓勵在 Slack 上更新狀態，還是預留時間進行“低頭”工作。
動手支持。當出現內部問題時，在本地工作環境中更容易進行故障排除。遠程團隊經理需要開發及時有效地解決員工問題的方法。這可能涉及實施多種內部溝通方式。
隔離。 遠程團隊需要采取額外措施來防止社交隔離。應定期安排各種遠程團隊建設活動，以促進團隊凝聚力和協作。此外，縮放疲勞是一個真實的現象 — 感覺疲倦，焦慮，視頻通話后更加孤獨。截至目前，還沒有長期的替代方法可以替代親身面對面的互動。還應鼓勵定期休息，例如去當地的咖啡店或散步。
作為經理促進與團隊的虛擬協作
促進遠程團隊之間的協作需要兩個主要接觸點：日程安排和溝通工具。
但是找到合適的工具并確保您的團隊成員可以（并且愿意）進行虛擬協作需要深思熟慮。
- 你們是否擁有合適的基于云的工具來查看彼此的日程安排？
- 您是否在營造一種環境，讓您的團隊成員希望互相幫助并且能夠輕松做到 – (即團隊合作）
- 您使用的工具是否讓跨時區和不同級別互聯網連接的虛擬協作變得容易？
為確保想法和任務的共享富有成效，解決所有這三點很重要。
最佳虛擬協作工具
虛擬協作首先取決于溝通。您使用的工具 將促進團隊成員之間清晰有效的消息傳遞。這些是我們為遠程團隊推薦的一些虛擬協作工具，尤其是那些從事銷售和支持職能的團隊。
松弛
Slack 是一款非常適合虛擬協作的直接消息、群組消息和通信管理工具。每個部門都可以創建自己的頻道，并且可以輕松組織直接消息。Slack 允許您拖放文件、書簽消息和固定文檔以供存儲和將來參考。由于 Slack 的快速特性，許多公司更喜歡 Slack 而不是傳統電子郵件。有時，簡短、隨意的消息更有效——更不用說對用戶更友好了。
對于遠程團隊，Slack 可以充當虛擬協作的“飲水機”，讓團隊成員建立聯系或發泄情緒。它為您的遠程團隊成員提供了一個中心，他們可以聚集在這里進行專業和團隊建設。
縮放
Zoom 無疑是最受歡迎的視頻會議Zoom 之所以吸引人，部分原因在于它的可訪問性。也就是說，只有會議主持人需要下載該應用程序。其他參與者只需從聯網設備訪問會議鏈接即可加入。
Zoom 還支持會議期間的虛擬協作。使用注釋工具可以輕松查看多個參與者的屏幕和白板。Zoom 在視頻會議市場的創新超過了競爭對手。
Github
Github 是開發人員之間代碼共享和虛擬協作的首選工具。您公司的產品和工程團隊可以收集反饋，評論彼此的項目，并協同完成更大的任務。Github 還具有許多令人羨慕的集成功能，例如 Slack，它們使代碼審查和結對編程期間的更改和建議更易于跟蹤。
星期一
準確和最新的項目管理是良好虛擬協作的基石。雖然 Monday 將自己描述為工作場所操作系統，但更恰當的說法是它是一個項目管理平臺，可幫助銷售、支持、產品和財務團隊管理和執行任務和計劃。
Monday 的直觀 UI 和自動化功能非常適合希望將組織添加到虛擬協作中的現代公司。與 Aircall 一樣，Monday 集成了數十種最流行的工作場所生產力應用。
大多數遠程團隊會發現，如果沒有某種項目管理方案，幾乎不可能以 100% 的效率運作。在競爭對手方面，遠程團隊經理還發現 Trello 和 Asana 是可靠的虛擬協作工具。
對講機
Intercom 是一款現場消息傳遞應用程序，使企業能夠與客戶保持聯系.它的主要功能是促進從網站訪問者到付費客戶的轉變。但是，Intercom 具有許多有用的虛擬協作功能，可幫助團隊遠程工作。
Intercom 可以在統一的儀表板中跟蹤每次客戶互動，共享收件箱讓您的團隊在做筆記和注釋客戶文件時都保持在同一頁面上。經理還可以分配后續任務。Intercom 與許多其他工具集成，使遠程員工能夠作為一個有凝聚力的團隊來監控客戶參與度。
正面
Front解決了關于email發郵件的問題。通過將幫助臺工單與內部電子郵件、消息和應用相結合，使用 Front 的客戶服務代表可以從集中且直觀的虛擬協作中心中受益。
對于利用 Front 與 Aircall 集成的團隊，這包括撥打和接聽電話的能力，以及在一個地方訪問關于他們的重要上下文信息的能力。
有了隨時可用的客戶相關信息，您的客服人員可以忘記忙碌的工作，轉而進行有意義的對話——他們將在此過程中加速虛擬協作。
用于虛擬協作的云生產力軟件
外部和內部溝通是良好虛擬協作的基石，但您的團隊仍然需要在共享環境中創建資產。因此，G-Suite 和 Office 365 等云文檔應用程序對于遠程協作團隊來說必不可少。
多個團隊成員可以輕松編寫和編輯共享的 word 文檔，并且每個人都可以訪問演示文稿以查看或參與。
此外，所有更改都可以實時跟蹤和實施，從而提高基于團隊的項目的效率和可見性。
讓虛擬協作成為您公司文化的一部分
正確的工具、流程和結構將幫助您的團隊進行日常協作，但最具生產力和凝聚力的團隊將協作融入到他們的工作中非常布料。
也就是說，隊友之間的協作是天生的，因為他們已經準備好并愿意互相幫助。他們不是覺得有義務一起工作，而是積極地想要這樣做。
雖然現場辦公室有利于在午餐桌上或通過“飲水機”談話形成牢固的工作關系，但虛擬辦公室需要多一些考慮。在同事之間建立這種聯系的一種久經考驗的方法是參與各種類型的遠程團隊建設活動。
這些活動的范圍從虛擬歡樂時光到虛擬游戲室體驗。也許您的團隊有一些隱藏的才能，他們渴望通過縮放電話分享？也許您的團隊傾向于文學追求，每月讀書俱樂部的想法更符合您的風格。
在工作之外建立更牢固的聯系可以在關鍵時刻實現更智能、更好的協作。如果您正在尋找新的和創造性的方法來將您的遠程團隊聚集在一起，請隨時從這些中獲得靈感遠程團隊建設活動 我們進行了頭腦風暴。
虛擬協作最佳實踐
為您的團隊找到虛擬協作的最佳秘訣是一個不斷變化的目標。但是，為了更接近您的目標，應該承認一些主要原則。
- 調整對虛擬協作的期望。這可以采取多種形式，但遠程工作者應該期望通過 Zoom、電話會議或 Slack 進行定期的一對一和頭腦風暴會議。此外，團隊成員可以使用共享的跟蹤應用程序或項目管理工具，通過公開項目時間表并定期更新進度來促進虛擬協作。
- 尋找用于虛擬協作的最佳基于云的工具。良好的虛擬協作的基礎建立在項目跟蹤和有效溝通之上。我們在上面列出了一些促進虛擬協作的流行項目管理工具，但即使像共享電子表格這樣簡單的東西也能提供有價值的見解。最后一點 – 使用基于云的辦公工具（如 G-Suite 和 Office 365）的共享工作區對于虛擬協作非常重要，因為在同一張會議桌上工作是不可能的。
- 使用團隊建設促進虛擬協作。您可以購買所有訂閱軟件世界，但如果您的遠程團隊不喜歡一起工作或分享想法，虛擬協作就會受到影響。團隊建設活動可以采取多種形式——虛擬歡樂時光、午餐和學習、游戲之夜等——但主要的收獲是找到一個場所，讓您的團隊可以作為個人相互了解。當您的團隊想要為彼此工作時，他們的協作努力就會更強。
- 給您的團隊獨立工作的空間。虛擬協作是一個分為兩部分的過程。首先，您需要共同制定路線圖和項目預期。然而，你需要執行。起初，遠程團隊經理可能不愿意讓他們的員工自由地找到自己的最佳實踐和工作時間表，但這種打破既定時間表的做法是遠程工作如此吸引人（和有效）的部分原因。時間限制會議和更新報告，以便您的分布式團隊可以找到順暢的狀態并出色地完成他們的工作！
- 關注員工健康。在遠程工作環境中，虛擬協作不應該嚴格限于與業務相關的科目。遠程管理人員監控員工的心理健康非常重要。在家工作有可能減輕壓力，但不是假期，遠程工作人員可能會像現場同事一樣感到精疲力竭。鼓勵定期休息、面對面互動和休假應該成為每個團隊虛擬協作藍圖的一部分，無論是在實體辦公室還是虛擬辦公室。
虛擬協作是一個迭代過程
遠程團隊經理需要了解他們的分布式團隊，以了解什么類型的解決方案將促進最佳協作結果。當然，找到合適的協作工具是一個很好的起點，但營造一個讓同事真正關心彼此成功的環境可以實現最佳團隊合作。
試錯自然會發生。如果歡樂時光電話很少有人參加，請嘗試改變現狀并添加主題。如果流程管理工具對項目完成沒有顯著貢獻，可能是探索其他選項的時候了。
與團隊管理的大多數領域一樣，協作是一個不精確的目標。為了幫助您更好地管理虛擬團隊，請查看我們在 遠程工作工具包。