合適的小型企業電話系統讓工作變得輕松對公司的每個人來說都更好、更輕松。
在配置和功能方面，選擇 小型企業電話系統 的選擇比以往任何時候都多。盡管如此，許多企業仍在傳統電話系統上運行，并且認為他們沒有充分的理由進行更改。
然而，一個真正的統一通信系統今天需要切換轉到 VoIP 電話系統 和 基于云的電話系統 可以對舊的模擬、PBX 或 IP 系統進行功能豐富且直觀的升級。
如果您正在考慮購買或更新小型企業電話系統，了解不同系統提供的優缺點是有好處的。
在考慮因素中，您需要考慮成本、功能以及呼入和呼出電話的需求。
在這里，我們仔細研究您需要的一切，以幫助您找到合適的小型企業電話系統 給你。
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什么是小型企業電話系統？
許多辦公電話系統專為大公司設計有大量員工在多個地點工作。
然而，小型企業通常缺乏用于企業電話系統的預算或基礎設施；然而，他們仍然需要一個電話系統，使他們能夠與合作伙伴、供應商、和客戶。
為您找到合適的功能和選項小型企業電話系統，有助于對不同類型的電話系統的工作原理有一個基本的了解。
在基礎層面，小型企業電話系統是一組相互連接的辦公電話，提供呼叫處理、呼叫轉移、電話會議和語音信箱收件箱等功能。
這些可能包括一些辦公電話，以及一個 PBX 電話系統 有一定數量外線。如果您需要處理多個電話，則您的公司需要一個小型企業電話系統。
通過獲得正確的系統，您還能夠支持更復雜的設備并隨著業務的增長而擴展。同時，它將使每個部門（無論是銷售部門還是運營部門）都能夠更有效地工作并提供更強大的客戶體驗。
簡而言之，正確的小型企業電話系統將幫助您實現業務目標。
商務電話系統的類型
要做出任何購買決定，您首先必須了解所提供的商品。小型企業電話系統有多種形狀和尺寸。首先要了解的是模擬系統和數字系統之間的差異，它們的工作方式截然不同。
模擬電話系統非?；A。簡單來說，這些遺留電話系統通過銅線向電話系統發送電信號。
數字電話 系統通過互聯網發送信號作為語音數據“數據包”并接收它們使用特定軟件。
主要區別在于語音信號的傳輸方式：通過互聯網 連接（數據包，數字）或物理電纜（電流，模擬）。
傳統電話系統（如傳統桌面電話）與現代電話系統（如基于云的呼叫系統）之間的另一個顯著區別是功能?；谠频碾娫捪到y越來越受歡迎，因為它們可以讓您做很多普通老式電話系統（花盆）。
更詳細地了解模擬/數字劃分，以下是四種類型的電話系統及其工作方式：
模擬
通過銅線傳輸語音信號。
PBX 電話系統
專用小交換機的術語，由多條模擬電話線組成，每條線都具有 23 條獨立線路的能力。
IP PBX
PBX 電話系統的變體語音信號最終通過互聯網而不是通過物理電纜以數據包的形式傳輸。
VoIP
互聯網協議語音也使用數據包在互聯網上傳輸語音信號。不過，借助 VoIP 系統，您還可以在電話系統和其他有價值的軟件工具之間共享信息，為您提供 omnichannel 通信優勢并解鎖基于云的呼叫的優勢。
VoIP 電話正迅速成為首選小型企業電話系統，不僅因為它們提供了更多特性和功能，還因為它們支持遠程工作和 虛擬呼叫中心功能.所有遠程呼叫代理都需要一個有效的互聯網連接，也許還需要一個耳機。
能夠靈活地啟用遠程或混合工作是留住優秀團隊的關鍵。事實上，研究表明，52% 的員工表示他們希望他們的組織采用更靈活的模式，根據麥肯錫。進一步研究span style=”font-weight: 400;”> 表明，如果不能選擇靈活工作，超過一半的員工甚至會考慮離職。
簡而言之，隨著您的業務增長和需求變化，使用 VoIP 電話 為您帶來競爭優勢。
選擇小型企業電話系統
有幾種不同類型的商務電話系統可用，每個都有自己的優點和缺點。您在評估小型企業電話系統過程中的起點與您是否擁有一個現有系統有很大關系想要升級還是第一次建立新的電話系統。
如果您有一個現有的辦公室電話系統，您可以繼續使用它或將其升級到現代系統。通過將其升級為功能更強大、靈活性更高的電話系統，您可以更快地發展并在競爭中保持領先地位。
例如，基于云的呼叫功能等軟件解決方案可讓您簡化銷售和支持運營。這既可以增加收入，也可以增強客戶體驗。這很重要，因為如果您無法與競爭對手相提并論，您的客戶可能會將他們的忠誠度轉移到另一個品牌。
此外，許多基于云的VoIP 電話系統有能夠與其他軟件業務工具集成和連接，從而簡化您的業務功能。
但最重要的是找到一種解決方案，讓您的銷售和支持團隊與競爭對手相比具有同等或更好的能力。
云 VoIP 服務如何幫助小型企業？
基于云的呼叫系統可以快速輕松地為入站呼叫、出站呼叫或兩者設置呼叫中心。在混合工作時代，基于云的解決方案還提供了在任何需要的地方建立呼叫中心的靈活性，無論團隊是在家工作、在辦公室工作，還是兩者兼而有之。
啟用這些核心業務功能很重要，但如果現在不是這樣做的合適時機，那么擁有適當的基礎設施可以實現VoIP 電話對于小型企業來說也是一項具有前瞻性的舉措。開始使用呼叫中心的正確時機可能就在眼前，擁有一個可以根據您的需求快速擴展的解決方案非常重要。
基于云的商務電話系統，支持將 VoIP 與您的其他商務工具集成使用。這將幫助您的團隊更高效地工作并提供更令人滿意的客戶體驗，同時能夠根據您的需求進行擴展。
但是如果您已經有了現有的解決方案，或者沒有可靠的互聯網連接，云手機和硬手機的優劣值得一看。
基于云的電話與硬電話：什么知道
消除混淆了解電話系統，讓我們來看看基于云的電話系統和硬電話系統之間的區別b>。比較云電話與硬電話時需要考慮的一些事項是：
- 通話體驗
- 可靠性
- 安全
- 成本安裝時間
- 可擴展性
- 響應業務需求和功能的特性和選項
云端電話，或軟電話b>，使用安裝在計算機、移動設備、筆記本電腦和平板電腦等設備上的軟件，使用 VoIP 服務通過互聯網撥打電話。Softphones 在用戶的設備屏幕上調出客戶信息并訪問其他功能。
硬電話通常是指傳統辦公座機。他們通常使用上面概述的 PBX 設置和本地模擬電話線進行操作，但如果他們設計這樣做，他們也可以通過 IP 網絡撥號。
硬電話通常缺乏基于云的電話的輕松集成和靈活性，但如果您的通話質量較差，則可以更可靠互聯網連接。
讓我們來看看基于云的電話與硬電話或桌面電話之間的其他一些區別。
適用于小型企業的軟電話或基于云的電話
優點
- 更便宜——他們不需要購買額外的設備
- 隨著團隊的成長或變化輕松擴展
- 能夠為分布式團隊和遠程團隊工作
- 安全由軟件公司處理
缺點
- 如果互聯網帶寬較低，通話質量可能會下降
小型企業硬電話
優點
- 不依賴互聯網訪問
缺點
- 更貴
- 用戶需要在辦公室才能使用它們
- 每個辦公桌都需要一部實體電話
- 安全措施必須在內部實施
- 不是面向未來的
關于小型企業電話系統的常見問題
選擇合適的小型企業電話系統很重要任務。正確處理可以通過統一通信系統徹底改變您的業務，讓您的員工和客戶都受益。在這段旅程中，我們為許多企業提供了支持，以下是我們聽到的三個最常見的問題。
基于云的電話系統有哪些優勢適合小型企業？
使用基于云的電話系統 在您的小型企業中，包括：
費用
與傳統的模擬電話服務相比，使用基于云的系統撥打 VoIP 電話可以幫助您節省大量費用。通過基于云的呼叫，數字信號通過互聯網發送，這意味著您無需支付與傳統電話線相關的租金。同樣，基于云的通話apps可以添加到現有硬件，如手機或電腦。這意味著無需購買額外的物理電話系統。
靈活性
期望人們在需要打電話時被綁在桌子上不再實際或合理。使用基于云的系統，員工可以從任何地方撥打電話。這包括在家、在辦公室或兩者兼而有之的遠程工作。同時，企業可以快速靈活地擴展解決方案，而無需隨著業務需求的變化而重新組織辦公空間以適應新的物理電話系統。
集成
基于云的呼叫系統可以直接插入現有業務應用，提供 AI 轉錄或銷售排行榜等新功能，并為客戶和員工創造更加無縫的體驗。特別是，CRM 集成 只需點擊幾下即可設置，使銷售和支持團隊能夠查看有關客戶的詳細信息、自動收集數據、做筆記并直接或使用自定義工作流程記錄呼叫。
商務電話服務提供商是否提供新的商務電話號碼？
選擇基于云的呼叫系統可以訪問許多不同類型的電話號碼，這些電話號碼的功能和成本各不相同?？捎眯詫⒁虻乩韰^域和合規要求而異，但以下是提供的號碼類型：
- 地理/本地號碼：這些是分配給特定地理區域的號碼，可用作主營業務編號。
- 全國號碼：這些號碼的設計不分地區，整個國家都可以撥打同價錢的國家。
- 免費電話號碼：免費電話號碼可以免費撥打，這意味著企業支付費用代表客戶。它們只能在同一國家/地區內訪問，但在某些情況下可以擴展，例如，同時添加美國和加拿大。
- Mobile Numbers: 這些將按國家和特定范圍分配，除了本地號碼。
- IVR 號碼：交互式語音響應 (IVR) 號碼允許預先錄制的語音通過撥號音，例如提供諸如“請按 1 與銷售人員通話”之類的選項。這使得呼叫者可以無縫地定向到可以幫助他們查詢的人。
如何將我現有的電話號碼用于 Aircall？
更新您的電話系統并不意味著您需要一個新的電話號碼。將現有電話號碼移植到 Aircall 是一個簡單的過程，所需要的只是一些關鍵信息。您可以了解更多信息并開始在此處將您的號碼移植到 Aircall.
重要的小型企業電話系統功能
您的小型企業電話系統是一個重要工具推進貴公司的使命和業務發展計劃。
在查看電話系統的可用功能時，請考慮哪些功能可以滿足您當前的需求，并在不超出預算的情況下讓您的公司走向未來。
如果選項和功能的數量太多，請先了解基礎知識。從那里，您可以權衡附加功能的收益和成本。您可能需要考慮的一些功能是：
- 兼容遠程工作
- 交互式語音響應 (IVR) 菜單功能
- 自動銷售撥號（例如 Power Dialer）
- 手機兼容
- 與 CRM 和其他業務工具集成
- 個性化語音信箱
- 來電顯示
- 電話會議和通話耳語
- 記筆記和分享功能
- 麥克風靜音
- 為等待或消息自定義音樂
- 耳機兼容性
- 通話錄音無障礙
- 速撥/重撥
- 保修和遠程支持
- 呼叫轉移
一旦您做出最終選擇電話系統功能，您可以著手培訓您的呼叫代表，以最大限度地利用它們。
評估商務電話系統
企業對電話服務的需求因企業而異。小型企業電話系統不具備放之四海而皆準的功能。然而，VoIP 技術已經發展。這為企業提供了許多可供選擇的選項，并且能夠為他們的業務通信定制完美的電話系統。盡管如此，并非所有 VoIP 提供商都是平等的。
評估小型企業電話系統的明智方法是在尋找不同的 VoIP 提供商時，除了要考慮業務通信所需的功能外，還要考慮可靠性、可用性、可用性、成本、可擴展性和供應商聲譽等問題。
可靠性
詢問供應商是否可以讓您了解預期的故障率。這是一個重要因素，因為您不想第一個發現您的供應商是市場新手，而且商務電話系統還沒有經過徹底的現場測試。
可用性
商務電話系統的演示將幫助您準確了解系統的工作原理。您的解決方案應該直觀，同時提供高級功能。通過設置演示或試用版，用戶可以分享有價值的反饋。
可用性
詢問您可以預期的停機時間。除此之外，還要詢問影響因素以及公司將如何減輕這些因素。查詢任何服務級別協議 (SLA) 以確保質量。
費用
硬件和軟件的“全部”成本是多少？查詢時考慮外撥分鐘費用、長途和附加號碼/線路或功能。
可擴展性
演示是詢問商務電話系統擴展能力的最佳時機。根據使用情況檢查潛在的成本增加和減少。除了計算系統成本外，還要預測培訓成本、網絡成本和公用設施等。
供應商聲譽和參考
您的小型企業電話系統是一項投資，將影響您與客戶、合作伙伴和客戶互動的方式，因此考慮供應商的聲譽很重要。您的行業合作伙伴和同事可能會就各個供應商的經驗和財務實力提供寶貴的反饋。
架構
詳細了解系統的設計方式。它是否開箱即用，無需額外技術即可正常運行？長期維護會不會很簡單？
您的商務電話是否與其他商務工具集成？
每天您的收件箱中都充斥著新技術宣傳，找到一款真正能改善業務流程的產品就像呼吸新鮮空氣一樣。
如果你喜歡很多SMB 所有者，你被吸引了轉向一些您確定會對利潤產生影響的知名產品。
但是，如果您的所有工具彼此隔離運行，您的員工就必須分別更新每個電話系統。采取額外的步驟可能會花費您的時間和金錢。
采用孤立的業務流程方法，員工會犯錯誤。因此，關鍵信息可能會在混合中丟失。錯誤和錯誤信息可能會讓您的公司付出高昂的代價并感到尷尬。
當您擁有統一的通信系統并且所有數據都自動集中在一個工具中時，這些問題就迎刃而解了。借助基于云的電話系統和正確的軟件集成、關鍵聯系信息——例如來電歷史記錄、通話記錄和代理筆記——可以立即聚合在一起。
提升您的業務績效
這里有一些其他的方式基于云的電話系統 和軟件解決方案可以增強您現有的業務軟件：
- 將其他軟件解決方案與您的 CRM 相結合。
- 允許您在內部共享筆記和信息。
- 啟用內部和外部業務通信的全渠道方法。
- 提高呼入和呼出電話的工作效率。
- 提供通話耳語，以便您可以在通話期間指導呼叫代理。
- 通過自動執行平凡或重復的任務來節省時間。
- 實時為您提供可靠、可操作的數據。
集成的軟件解決方案可幫助您的員工更高效地工作并提供無與倫比的個性化服務。
選擇可擴展的電話系統
在您努力建立您的業務之后，您希望看到它成長。您可能已經為未來 5 年、10 年甚至更遠的時間設定了一些目標。
但增長不會一下子發生。而且您不想在起飛時受到技術堆棧的限制?？赡苁菚r候考慮切換到基于云的電話系統，它可以讓您在公司取得成功時擴展您的運營。
提前規劃合適的小型企業電話系統，這就少了一個需要處理的問題，您可以專注于以財務健康的方式成長。最重要的是，基于云的呼叫系統提供了靈活性，因此混合團隊可以在任何地方工作，同時仍然可以訪問相同的直觀功能。
獲得可擴展的商務電話系統將有可能：
- 減少開支
- 雇傭更少的員工
- 根據季節性調整
與此同時，軟件集成會更加努力地工作，因此您的員工不必如此。
通過簡化您的運營，您可以將您的業務定位為提供更多產品或服務。正確的電話系統甚至可以幫助您成為行業內的主導品牌領導者。
使用電話系統發展小型企業的最佳方式
您的網站可以讓人們了解您的公司。無論他們是靠近您的企業還是遠離大陸，這都是事實?，F代商業通信的速度使您的市場份額呈指數級增長成為可能。
雖然客戶可以找到您的網站，但他們需要能夠在線訂購產品和服務，并在有疑問時與代表交談。
根據研究，電子商務銷售持續加速。全球電子商務銷售額達 4.9 萬億美元 預計未來四年將再增長 50%.
隨著向在線銷售的轉變，呼叫中心配備了基于云的電話系統 和軟件集成將使您的公司跟上行業發展的步伐。
需要了解的云電話系統功能
具有一長串功能的基于云的手機為增長黑客提供了最多的機會。以下是有關如何利用這項技術的可能性列表：
- 將您的電話系統設置為根據營業時間自動打開。
- 為下班時間的來電者錄制自定義消息。
- 自動將呼叫轉接到合適的隊友并設置 IVR 指南。
- 使用您的基于云的電話系統 用于設置虛擬呼叫中心的儀表板。
- 使用共享的通話收件箱和通話評論來跟進任務。
- 實時更新所有系統。
- 將入站呼叫者排隊，直到代理可以接聽電話或提供回叫。
- 接聽和撥打無限數量的電話。
- 為質量和培訓目的錄制通話。
- 通過單擊啟動呼叫或使用強大的撥號器提高呼叫效率。
- 將呼叫轉移到移動設備。
- 標記調用以進行適當的跟進。
- 使用通話后工作功能為下一步準備通話。
- 使用呼叫耳語實時監控和指導呼叫代理。
- 將您的電話系統與您的 CRM 相結合。
- 使用儀表板分析來評估呼叫指標。
- 使用實時信息流功能獲取團隊活動的實時視角以快速轉移資源。
您認為哪些功能最具影響力會因個人情況而異。但是，這些都被認為是使用電話系統發展小型企業的寶貴功能。
最大限度地發揮小型企業電話系統的優勢
如果我們退一步看大局，您可能想知道所有這些功能和軟件集成將如何幫助您取得成果。當您獲得合適的小型企業電話系統。
時，這些功能可為您帶來顯著優勢
- 提高效率：軟件解決方案旨在簡化客戶支持和銷售流程，讓您縮短周轉時間時間并讓銷售線索更快地通過銷售渠道。
- 推動專業化：卓越的客戶體驗可以提升您的品牌并增加銷售額。呼叫中心可以讓您的企業顯得穩固且信譽良好。
- 可以支持國外的國際號碼和呼叫代理： 根據您的意愿在地理上擴大您的客戶群。
- 防止未接來電： 未接來電意味著業務丟失。呼叫中心可以處理大量呼叫，因此您不會錯過任何一個電話。
- 自動化工作流程：節省手動流程，例如轉接電話、使用相同信息更新多個系統，同時提供額外功能使您能夠在不丟失排隊位置的情況下給隊列中的人回電話。
基于云的電話系統的所有功能和優勢 一起工作。借助合適的電話系統，您可以提升客戶體驗，提高品牌忠誠度，并最終釋放更多銷售額。
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這篇文章最初發布于 2020 年 8 月 20 日，此后進行了更新。