正確的軟件集成如何簡化工作流程

困難或違反直覺的工作流程對任何人都沒有好處。但是，正確的軟件集成可以簡化業務流程。軟件集成，也稱為 VoIP 集成當連接到您的電話系統時，將簡化和簡化您的工作流程，以便所有流程按預期進行。如何？軟件集成，結合呼叫中心軟件，給適當的操作范圍，使您更容易集中信息和數據。

軟件集成和工作流解決方案

無論您從事何種業務或行業，如果您沒有既定的工作流程，您的員工通常會自行開發。工作流是用于完成更大目標的一系列任務。它們是在系統或人們交換信息時創建的。

當較小的目標沒有與較大的目標掛鉤時，工作流通常在孤島中發展。當工作流程笨拙或效率低下時，軟件集成可以成為簡化操作的答案。軟件集成是 VoIP 基礎架構，它們旨在幫助您的企業優化業務流程，讓一切順暢更順利。您的許多工作場所活動都是高度可預測的，軟件解決方案在該環境中效果最佳。軟件集成可以將呼叫中心轉變為具有多個通信渠道的聯絡中心 — a 關鍵組件t of以客戶為導向的業務。

高效的工作流程使業務流程自動化，以便工作人員可以協作和共享信息。軟件集成簡化了工作流程，因此您可以將工作任務與最適合處理這些任務的員工相匹配。例如，CRM 電話系統集成將保留來電者的歷史記錄，從最初與銷售團隊聯系，一直到客戶入職。在任何時候，甚至幾個月后，客戶支持代表都將全面了解特定客戶的旅程，為對話提供背景信息并幫助個性化每次互動。

這種集成軟件的方法正在所有行業中流行。大約 66% 的企業現在是 使用帶有基于云的電話系統的呼叫中心和軟件集成來改善客戶體驗。

軟件集成對工作流管理的好處

隨著您越來越熟悉任何流程，您最終會找到簡化和改進流程的方法。簡化工作流程對公司來說是高效且有利可圖的，它還能減輕員工和客戶的壓力。軟件集成不僅消除了工作流程效率低下的問題，還提供了您可能沒有考慮過的好處。

• 更少的錯誤 – 自動化的工作流程將防止與人為錯誤相關的問題在第一時間發生地方。當確實出現問題時，自動化工作流程將使查明和解決問題變得更加容易。
• 改善協作 – 軟件集成讓您的員工能夠相互溝通和協作，即使您使用遠程勞動力或 分布式團隊。員工之間的定期溝通將幫助他們更快地解決問題并改善組織內的文化。
• 提高生產力– 自動化工作流程減少了許多您必須執行的手動步驟否則。軟件集成使您的呼叫代理不必在多個系統中發送單獨的電子郵件和更新數據。您的客戶的請求從一個部門轉移到另一個部門，每個人都可以了解每個步驟。
• 消除冗余任務 – 重復性任務會浪費您的時間和金錢。在軟件集成的幫助下，您可以獲得寶貴的時間，您可以將這些時間用于直接與客戶交談以處理他們的訂單。
• 一次處理多項任務 – 集成讓您一次執行多項任務。例如，您可以同時入職一組新員工，在電話后發送調查，檢查發貨或退款狀態，并在通信渠道之間切換以獲得您需要的數據。軟件集成讓您的業務工具觸手可及。
• 增加透明度和信任度 – 您的呼叫代理都有明確定義的任務和目標，這意味著問責制同樣明確。一切都公開了，沒有事后猜測，管理員可以控制保護敏感信息。

軟件集成和客戶體驗

隨著業務的成熟，您需要添加新工具來滿足不斷增長的需求。您要避免的是無法協同工作的工具大雜燴。斷開連接的系統使您難以根據客戶的需求定制產品和服務。這將不可避免地影響底線。然而，反之亦然 – 卓越的客戶服務將提高客戶滿意度，這將對凈收入產生積極的剩余影響。

當您可以使用所有合適的工具時，除了效率之外，您還可以獲得可擴展性。下面簡要介紹了軟件集成如何改進您的工作流程并帶來最佳的客戶體驗。

• 可擴展性 – 軟件集成為您帶來的額外好處是能夠快速輕松地擴展您的呼叫中心或隨著業務需求的變化而下降。從客戶體驗的角度來看，它讓您可以控制擁有合適數量的呼叫代理來管理您的訂單和查詢。
• 提高客戶滿意度 – 通過讓多個部門實時訪問相同數據，更輕松、更快速、更準確地響應客戶查詢。實時了解客戶交易意味著員工可以獲得更一致的客戶體驗，從而提高他們的滿意度并建立信任關系。
• 簡化的流程讓客戶了解情況 – 客戶希望快速準確地解決他們的查詢。集成系統后，您的客戶可以立即得到答案，并在有任何變化時及時通知。
• 輕松擴展您的業務 – 軟件集成讓您輕松設置遠程團隊 這樣您就可以在地域上擴展您的業務并讓呼叫代理快速跟上進度。管理員和經理將即時可見，可以從任何位置跟蹤呼叫和評估績效，從而拉平學習曲線新代理入職。

在所有系統協調一致的情況下，您的呼叫代理可以使用工具來回答遇到的任何問題。

集成呼叫中心工作流程的最大原因

工作流的軟件集成是呼叫中心的游戲規則改變者。您的呼叫代理將在更短的時間內完成更多工作，并且當事情進展順利時，他們會更加享受自己的工作。

集成呼叫中心工作流程有很多充分的理由，這里是一些主要的理由：

• 跨系統信息的一致性 – 每次呼叫代理輸入地址、電話號碼, 或其他數據進入系統，還有另一個錯誤的機會。一個簡單的拼寫錯誤可能會導致您查找信息數小時。呼叫中心軟件集成使所有系統保持最新狀態。
• 減少通話后工作 – 工作未完成通話結束。呼叫代理需要填寫表格、發送電子郵件、輸入狀態代碼或更新數據庫。集成可以自動處理大部分此類工作。您還應該為呼叫代理留出足夠的時間來完成它。節省的時間讓呼叫代理有時間與更多客戶交談。
• 自動化電子郵件、通知、調查功能 – 軟件集成允許您設置自動化工作流適用于可用于多種用途的電子郵件。設置電子郵件工作流程以將內部注釋發送給呼叫代理以獲得良好的性能。您還應該使用工作流向客戶發送訂單狀態更新。您還可以在客戶來電后自動進行調查以衡量滿意度。
• 增加銷售額 – 設置自動化工作流程以引導銷售人員從銷售漏斗的一個部分到下一個部分。
• 節省成本 – 減少設備和維護成本。通過正確的軟件集成，您只需監控和更新一個系統。
• 增強客戶體驗 – 更快更好地響應客戶。客戶體驗是現代商業成功的主要指標，也是回頭客的主要驅動力。

可以簡化工作流程的軟件解決方案

Aircall 基于云的電話系統 為集成軟件解決方案平臺奠定了基礎。具有呼叫路由等高級功能， 通話耳語，通話會議， IVR，等等，您將擁有添加額外集成以支持其他流程的基礎。

這些是一些示例 用于工作流管理的軟件集成來自 Aircall 的應用市場，您可能會在您的支持或 銷售呼叫中心。

支持

• 客戶關系管理 – 銅,HubSpot
• 調查 – 滴度享,Nicereply
• 服務臺 – Planhat, Zoho
• 數據和報告 – Plecto,故事
• 生產力 – Zapier, PieSync

簡化的工作流程為您的支持人員提供了他們需要的所有信息。此外，自動化工作流程可將工單無縫地從一個流程引導至下一個流程。

銷售額

• 客戶關系管理 – Pipedrive,Zendesk
• 銷售自動化 – FreshSales,外展
• AI 和轉錄 – 折射, ExecVision
• 數據和報告 – Zapier, OneUp 銷售

銷售自動化軟件集成可以告訴您的銷售人員給誰打電話、什么時候打電話以及說什么來轉移潛在客戶快速順利地通過您的銷售渠道。您的公司將受益于銷售額的增加，以及追加銷售和交叉銷售的增加。

在所有流程都井井有條的情況下，您正在為自己定位 為您的潛在客戶和客戶提供最佳支持和銷售客戶體驗。