這是不言而喻的。在面向客戶的團隊生產力和績效方面，只有達到目標的四分之一才能緩解足夠長的壓力幾個團隊擊掌。慶?；顒咏Y束后，壓力很快就會隨著新的、通常更嚴格的 KPI 回歸。
為什么要“更硬”？當團隊始終如一地達到目標時，業務線經理知道大老板會開始問問題：所有目標都達到了嗎？KPI 是不是……太簡單了？事實是，實現目標通常要歸功于出色的團隊工作效率——而不是“簡單的 KPI”。
但問題來了。團隊表現越好，他們下個季度的表現就越好。壓力越大，將時間浪費在手動管理上的成本就越大，這會分散團隊對高價值潛在客戶和客戶互動的注意力。
好消息？通過正確組合工具、技能和這六個行之有效的工作技巧，您的團隊可以快速提高團隊生產力和績效85% 的效率回收率。同時減少認知壓力和焦慮，這些認知壓力和焦慮會導致比表現不佳更糟糕的個人結果，例如倦怠。
但是等等。我們如何稱這些提高生產力的技巧為“已證實”？因為您將要閱讀的所有建議每天都被世界各地的 Aircall 團隊采納。
讓我們從一些小家務開始。
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如何提高團隊生產力和績效：通過自動化平衡技能
一般來說，有兩種方法可以提高團隊生產力和績效.它們共同將您員工的內在技能和能力與從外部獲得的額外能力相結合，這些能力增強了您的團隊提高效率的能力。
有效的計劃和組織
起床制定每日工作計劃是保持生產力的基礎。再加上一致的時間管理、專注策略、協作調整、目標和期望設定，以及衡量效率的清晰方法。
智能自動化工具
一旦您制定了有效的工作計劃和組織結構，應用自動化和團隊生產力工具幫助這些計劃和生產力結構保持在正軌上。目標應該是自動執行簡單、重復的任務，這些任務會構建和細化、低價值的管理任務。
好的?？头糠战Y束。讓我們解開六個可以提高團隊效率。
#1：將多任務處理保持在最低限度：您的大腦會感謝您你，你實際上會更有效率
即使是我們中一些熟悉多任務神話的人也會靜靜地想，這可能是一個神話，但我有點擅長它！。相信我們;這是一種普遍的誤解和思維錯誤。無論您認為自己在多任務處理方面有多出色，您的認知和可測量的心理表現下降都會證明您是錯誤的。
事實是，多任務處理只是感覺就像您同時做兩件或更多的事情一樣。真的，你在任務之間快速移動。已證明對認知有有害影響。
這些對心理表現的有害影響很快轉化為“轉換成本”。這會迅速增加生產力損失，這種損失可能會在面向客戶的團隊中悄悄地普遍存在。
要深入了解多任務處理的有害影響，我們建議您閱讀 你的大腦在工作作者 David Rock 和 焦點 作者：Daniel Goleman。
如何減少銷售團隊的多任務處理：任務分組
好的。我們知道，不同的任務需要不同的心理裝備?，F在假設您是一名銷售主管，即將拿起電話進行兩個小時的密集探礦。
當潛在客戶不接聽您的電話時，您的做法是什么？
- 撥號
- 留下語音郵件
- 向潛在客戶發送電子郵件
- 在您的 CRM 中記錄活動
- 創建后續提醒
- 然后重復
如果這聽起來很熟悉，那么您并不孤單。這種方法非常普遍。但是不斷地在任務和精神裝備之間切換會消耗比你想象的更多的時間和認知燃料。
相反，我們使用的方法是從這些 Hubspot 時間管理技巧 專注于 任務分組。
- 計算兩個小時內您可以致電多少個“留下語音郵件”的潛在客戶
- 僅對那些潛在客戶進行研究（在您的兩小時時段之前）
- 開始打電話時，抓住你的研究前景列表
- 撥打每個潛在客戶并根據您的研究留下量身定制的語音消息
- 在您的 CRM 中記錄活動并轉向下一個潛在客戶
- 完成潛在客戶列表后，安排管理時間
- 在您的管理時間內，發送所有潛在客戶電子郵件并安排跟進
用這種“任務分組”方法培訓您的銷售團隊，您會驚訝地發現他們將投入多少時間、注意力和認知能量來進行再投資高價值的工作流。
如何減少支持團隊的多任務處理：番茄工作法
由于他們經常響應收到的請求，支持團隊的工作比銷售團隊更加被動。這意味著工作量規劃的機會更少。
當傳入的客戶查詢在沒有警告的情況下增加時，兼顧越來越多任務的誘惑也會增加。這是一個濕滑的斜坡。不久之后，多任務處理的“轉換成本”開始對認知表現產生影響。即使是最簡單的任務也會變得費力，需要更長的時間才能完成。告別生產力。但這并不意味著支持團隊不能減少多任務處理。
那么，支持經理如何幫助他們的團隊改掉兼顧任務的壞習慣，并始終如一地提高團隊生產力
這是 Aircall 團隊有效利用的一項經過驗證的技術：番茄工作法.
- 在輪班開始時，要求支持團隊創建一個按重要性分級的任務列表。考慮使用下面第五條提示中的 ABCDE 方法。
- 現在設置一個 25 分鐘的倒數計時器（或使用其中之一番茄計時器應用程序).
- 在那 25 分鐘內，專注于高優先級任務例如客戶投訴升級。關閉所有不必要的通知以避免中斷。
- 一旦您的 25 分鐘深度專注時間結束，就到了 五分鐘休息時間。這是您在返回另一個專注時間段之前檢查其他電子郵件和通知的機會。
- 每四次專注會議后，休息 15 到 30 分鐘.
為什么番茄工作法對繁忙的客戶支持團隊如此有效？留出時間集中精力實際上只是一種實用的福利。更廣泛的好處是心理上的。
由于支持團隊按照嚴格的 SLA 工作，所以時間不夠是一個常見的壓力因素。番茄工作法不是將每一天都視為一個巨大的滴答作響的時鐘，而是在精神上將一天分解為一系列小規模的生產力事件或“番茄時間”。
完成每個番茄鐘并在其間休息五分鐘所帶來的宣泄，可以防止團隊生產力因精神疲勞和焦慮而停滯不前。
不要感謝我們；謝謝Francesco Crillo 誰在 80 年代開發了這項技術，甚至寫了一個完整的書關于它。
#2：克服“不會做”的任務：幫助團隊找到他們的巨大動力
即使您熱愛自己的工作，也有可能您更喜歡某些任務和責任。盡管這很自然，但對于努力提高團隊生產力的經理來說，這種與不同工作量的愛恨交織的關系可能成為無形的挑戰。團隊害怕的某些“不會做”的任務可能會被悄悄地忽視，從而影響 KPI。
那么你會怎么做呢？業務線經理如何才能將“不愿做”任務的猶豫轉變為提高團隊績效的“能做”態度？
一種有用的方法是“誘惑捆綁”將“不會做”的任務與更具刺激性或吸引力的活動相結合。
通過誘惑捆綁克服銷售和支持團隊中“不會做”任務的不情愿
銷售團隊的內在動機是一件事：進行銷售。這就是他們實現這些目標并贏得傭金的方式。有什么收獲？銷售之路可能涉及一些銷售人員回避的“不會做”的任務，例如 CRM 管理員。
一種幫助銷售人員積極重構“不會做”管理的聰明方法是誘惑捆綁，一個由教授團隊創造的術語，他們進行了 研究背后的起源。
本質上，誘惑捆綁涉及將即時滿足的活動（如聽音樂或耳機上的播客）與不太愉快的管理（如銷售 CRM 管理）配對。
通過將管理雜務與令人滿意的事情結合起來，銷售人員實際上可以開始期待管理時間，而不是帶著恐懼和不情愿地看待它。
誘惑捆綁還有一個額外的好處。將“不會做”的任務與更有趣的事情結合起來也可以提供一段精神休息時間。突然間，“不會做”的任務可以開始激發精神能量和生產力。
克服支持團隊中“不會做”任務的不情愿：充電并負責
在支持團隊中，“不會做”的任務可能包括處理客戶投訴和 CRM 管理等耗時的管理任務。對于后者，誘惑捆綁 也可以消除令人頭疼的管理員。
但是，如果依靠積極參與與不滿意的客戶進行尷尬的對話呢？遺憾的是，客戶對話無法與聽音樂等更令人愉悅的活動相結合。
我們已經介紹了番茄工作法，用于減少支持團隊中的多任務處理。如果您還記得的話，番茄工作法的第五步涉及休息 15 到 30 分鐘。
當面對客戶投訴回電時，安排你的客戶回電——或類似的“不會做”的任務——當你在長時間的番茄鐘結束后回到辦公桌時休息。
您不僅可以用更多的精力處理投訴回電和其他“不會做”的任務，還可以利用休息時間來做出決定如何處理投訴。您還將以更冷靜的信心處理事情，從而防止客戶將情況升級。
#3：收件箱歸零：通過整理來整理您的思想和生產力您的電子郵件
收件箱歸零的概念并不新鮮。實現收件箱為零是辦公環境和社交媒體中經常夢想和開玩笑的目標。但是，收件箱為零的好處遠不止沒有更多電子郵件要回復，即使只是暫時的。
談到提高團隊效率和生產力，收件箱歸零的想法可以出奇地有效。這要歸功于清理收件箱帶來的認知宣泄。通過清理混亂，銷售和支持團隊也可以為更好地集中注意力而掃清道路，而不會因潛伏需要您注意的電子郵件而產生的低級焦慮。
為銷售和支持團隊實現收件箱為零
對于正在思考如何打造成功團隊的業務線經理，這里有實現收件箱歸零的五個簡單步驟和提高團隊績效。
結束電子郵件冗余
要求團隊花一點時間最終取消訂閱所有那些多余的時事通訊和不相關的電子郵件線程。即使這意味著向同事發送電子郵件，讓他們知道繼續使用 CC 不再相關。
如果不適合你，委托
向銷售和支持團隊明確表示授權并不是讓其他人來處理。提醒他們他們負責什么以及你不能委托責任這一事實?？梢晕膳c職責無關的所有其他電子郵件請求。
如果事情很快，就快速響應
大多數人都對延遲回復快速、簡單的電子郵件感到內疚。但是把事情留到以后加起來。培訓團隊通過快速回復簡單的電子郵件來簡化他們的待辦事項清單并防止投訴。
復雜的暫緩溝通
不要因需要更多時間和注意力的復雜查詢而失去動力，而要回到這些問題上。但不要將它們留在收件箱中。在收件箱外捕捉延遲任務，創建提醒并回復對方，讓他們知道您正在處理它。
現在開始
收件箱歸零的最后一步是處理最重要的電子郵件任務。將這些電子郵件任務從您的收件箱中轉移出來并開始?，F在，您應該擁有一個干凈的收件箱并減少精神混亂，為提高工作效率鋪平道路。
#4：讓請勿打擾不僅僅是一個松弛狀態
打造高績效團隊部分在于了解優先事項何時發生變化。簡單吧？并不真地！要了解優先級何時發生變化，工具通知可能會有用，但并非所有通知都很重要。唯一知道的方法就是檢查——這種持續的檢查會對注意力和團隊效率造成嚴重破壞。
最大限度地增加深度工作的機會是為了消除分心和通知過載，但這并不意味著切斷自己的聯系。相反，請利用“請勿打擾”功能。
除了利用免打擾功能外，您還可以通過有意識地將它們分組來減少干擾。
例如，如果您在開會日開會，在深度工作日進行深度工作，您能更加專注和減少分心嗎？在您的下一次團隊會議中提出并討論這種可能性——您可能會如愿以償！
利用銷售團隊的請勿打擾時間
現代工具現在帶有請勿打擾 (DND) 功能，當您處于 DND 模式時，可以提醒同事和同事您沒有收到通知。這樣，他們就會知道要等到稍后才會收到回復。它還表明您專注且有條理。
在銷售團隊中，不間斷應該僅限于分配給重復性管理的時間，例如在 CRM 中記錄活動或銷售電話和產品演示等高價值操作。
為支持團隊利用請勿打擾時間
了解何時為支持團隊部署 DND 模式比銷售團隊更棘手。這是因為支持團隊需要隨時待命并響應新出現的請求。
那么如何在團隊生產力工具
例如，如果您的目標是在四小時內解決所有緊急支持工單，沒有比這更重要的了。這意味著將一半時間的個人通知和工具設置為“請勿打擾”。在中途休息一下，查看通知，然后再次進入深度工作模式進行最后的推送。
#5：最大化時間效率：ABCDE 方法
ABCDE 方法是一種超級簡單且易于實施的技術，可用于對任務進行評分、保持工作流程高效以及改進團隊生產力。盡管看似簡單，但它也非常有效。
方法如下：
- 以無特定順序創建您的每周任務列表。
- 現在為每個任務分配字母 A 到 E，A 代表最緊急的任務，E 代表最不緊急的任務。
- 從這里開始，您可以輕松地首先處理最緊迫的任務。
這里的價值不在于簡單地對任務進行分級以實現有效的工作負載優先級排序。真正的優勢在于將 ABCDE 技術用作團隊生產力跟蹤器。
在銷售團隊中利用 ABCDE 任務評分
銷售人員的時間尤為寶貴。這就是為什么銷售人員經常在會議結束后第一個回到辦公桌前。
為了充分利用這段時間，讓您的銷售人員在一個季度內始終如一地應用 ABCDE 方法，并跟蹤在 A-to-E 工作流程上花費了多少時間.在季度末，召集您的團隊交流意見。
您應該看到的是大部分時間都花在了標記為 A 或 B 的任務上。在銷售中，這轉化為新的探礦電話以及與現有潛在客戶的持續領先培養互動。C 可能會回復重要的電子郵件，D 可能是 CRM 管理員，而 E 可能是周末的工作量計劃，這些都是松散的例子。
隨著時間的推移，您應該能夠使用收集到的數據來評估如何更好地利用銷售人員的時間，以及哪些運營調整可以幫助他們提高銷售團隊的工作效率。
在支持團隊中利用 ABCDE 任務分級
在支持團隊中，緊急和自發的客戶需求可能會破壞計劃。這會使計劃變得棘手。
想象一下，您正處于輪班的最后兩個小時。您切換到不太重要的 D 和 E 任務。突然，您的收件箱中收到了一條緊急支持查詢。它等不及了。突然間，您發現自己堅定地處于 A 級任務導向。
你計劃的那些 D 和 E 任務呢？它們現在可能并不重要，但可能會變得更加緊迫。
支持團隊經理可以跟蹤和利用 ABCDE 任務分級數據來衡量管理任務因新出現的優先級而被忽略的程度和頻率。
例如，A 和 B 任務（如高優先級投訴和實時聊天）是否阻止了對 CRM 管理員或低優先級電子郵件的關注？
隨著時間的推移，可以做出資源配置和運營決策，以通過調整工作流程、意識到新員工的需求或轉移利用率來提高團隊生產力。
#6：使用生產力自動化工具提高效率
到目前為止，我們已經介紹了一些基于技能的提高團隊績效的方法. 但是學習新技能以構建高效團隊應該輔之以一點外部幫助。使用高績效銷售和支持團隊常用的這些工具，可以找到大量的幫助。
Aircall：提高以客戶為中心的高效團隊的通話效率
全球超過 13,000 家公司為其銷售和支持團隊配備了 Aircall 的零硬件云電話。這在一定程度上要歸功于 Aircall 的領先的應用生態系統 100 多個生產力集成，使連接您最喜愛的 CRM 和業務工具變得超級容易。
根據 Forrester Consulting 委托進行的一項研究，Aircall 的總體經濟影響?，以下是 Aircall 的一些量化和未量化的好處：
- 一鍵式生產力集成用于更快地執行重復性任務，最多可節省 八每人每小時分鐘數。
- 實時分析可實現實時呼叫性能監控和 KPI 基準測試。
- 通話耳語和通話錄音幫助銷售經理優化入職、培訓和輔導
- 大量協作功能例如冷熱呼叫轉接、評論、分配和共享收件箱
更好的是，Aircall 的 Essentials 入門包包含僅在其他云電話提供商的中端和頂級包中才有的功能。例如，IVR、通話錄音和點擊撥號。
Aircall 易于使用的界面和智能功能可以帶來 每小時最多可節省 8 分鐘的工作效率人。
日歷預約工具：用于自動化演示請求
預約工具是節省管理時間同時捕捉更多演示和潛在客戶轉化機會的好方法。通過一個簡單的鏈接，潛在客戶可以通過獨立安排演示來自助服務，而無需您的銷售團隊進行更多管理。
Salesloft：用于銷售參與自動化
銷售閣集成 與 Aircall 無縫集成，通過自動記錄通話詳情節省工作時間。通過提供對銷售機會和管道健康狀況的詳細洞察，它對于自動化銷售參與也很有用。
對講：用于統一整個客戶旅程
Intercom在創建單一端到端通道方面是獨一無二的跨銷售、營銷和支持的參與度。你猜怎么著？Intercom 還與 Aircall 集成，就像 Salesloft。
Yesware：用于自動化管道管理數據
Yesware 是一款簡潔、謹慎的工具，可通過銷售參與分析豐富您的電子郵件收件箱。Yesware 不依賴于對銷售線索質量的直覺和直覺，而是為團隊提供有關線索價值的可靠見解。
最后一句話：團隊生產力與迭代改進有關
在這里，我們探索了一些行之有效的提高團隊績效的方法 在以客戶為中心的銷售和支持環境中。我們知道這些技術是有效的，因為世界各地的 Aircall 團隊每天都在使用它們。
但是生產力的提高——在仔細規劃、保持井井有條和自動化工具之間取得平衡——并不能保證一夜之間就會出現奇跡。當然，其中一些提高效率的技巧可以在一夜之間產生效果，但建立高效率的團隊首先要衡量績效，然后才能找到并縮小效率差距。
團隊生產力指標、培訓和溝通。必須利用所有這些以及更多的東西來長期維持一個高效的團隊。你猜怎么著？Aircall 的性能分析 功能可為您提供所需的硬數據，以跟蹤并提高團隊現在和長期的生產力和績效。需要一個快速Aircall演示?
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