使用呼叫管理軟件是簡化業務效率和提升客戶體驗的簡便方法。通過依靠業務呼叫管理系統來促進呼叫路由、跟蹤、分析和處理，員工可以將更多時間用于關注客戶。
本文將定義呼叫管理軟件；解釋入站呼叫管理解決方案的好處；突出小型、中型和企業級業務的功能；并為您提供做出最佳業務決策所需的信息。
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什么是通話管理軟件？
呼叫管理是指企業用來處理來電的系統或流程。通常，公司會依賴呼叫中心內的呼叫管理系統。
呼叫中心通常使用呼叫管理軟件來路由、跟蹤、處理和分析來電。它是手動完成所有操作的技術替代方案，是節省時間和優化流程的好方法。
入站呼叫管理軟件解決方案使用一系列參數和規則來路由呼叫。繼續閱讀以了解呼叫管理軟件的每個功能的作用以及這些功能為何必不可少。
路由
有效的路由會導致令人滿意的對話。使用 Aircall，找到完美的呼叫路由解決方案為您的企業是容易的。一些潛在的解決方案包括：
- 基于時間的路由：自動調整您的通話和日歷。這種路由方法允許您的每個隊友定義他們何時可以接聽電話或手動打開/關閉他們的狀態。當每個人的空閑時間都明確、負責并符合路由規則時，無人接聽的電話就會減少。
- 基于技能的路由：將呼叫轉給最適合幫助客戶的員工。這可確保每次都有合適的人與客戶聯系。
- 循環路由：在代理之間平均分配呼叫，因此獲得潛在客戶的機會均等。
在決定如何為您的業務設置呼叫路由時，請考慮根據適合度、可用性或對您的業務重要的其他變量創建路由規則。
跟蹤
為您的業務營銷工作的不同方面創建了唯一的電話號碼。當客戶致電您的公司時，系統會記錄他們撥打的電話號碼并與其他來源進行比較，以確定哪個來源最有效。
處理與分析
通話管理軟件會編譯您每天收到的原始數據。電話號碼、通話時長、通話地點以及每個來電者的更多信息都經過分類和檢查。
數據匯總后，可以對其進行審查，以更好地了解您的營銷渠道的有效性、哪些代理商轉化更多潛在客戶以及感興趣的客戶居住的區域。
跟蹤商務電話有什么好處？
使用呼叫管理軟件的一些好處包括：
- 沒有丟失或放棄的呼叫：有效的呼叫路由和數據存儲可確保即使掉線的呼叫也能快速返回，從而提供更好的客戶服務。
- 性能分析： 座席可以審查他們的客戶互動，經理可以發現需要改進的地方。
- 改善客戶服務：定制您企業的呼叫路由計劃可以讓合適的代理處理客戶查詢并減少管理和運營人員的工作量。
- 降低成本：呼叫管理軟件可提高您的效率并最大限度地減少對大型團隊的需求。
呼叫管理軟件的主要功能是什么？
在為您的企業決定合適的呼叫管理軟件時，尋找符合您特定需求的頂級功能。
下面，我們將針對不同類型的業務職能和團隊細分必要的功能。
基本呼叫管理軟件功能
這些功能非常適合尋找基本呼叫管理軟件的企業：
- 營業時間： 設置自定義時間表以確認您的每個號碼何時可以接聽電話。
- 語音信箱： 錄制、上傳或編寫腳本以在您離開時向來電者打招呼的自定義消息。
- 呼叫路由：通過自定義分配和響鈴規則，每次都將呼叫定向到正確的隊友。
- 交互式語音應答 (IVR)： 設置智能 IVR 目錄，自動將呼叫者引導至正確的團隊。
- 擴展：為團隊中的每個人分配一個個性化的三位數分機號，他們的同事可以快速撥打。
- 黑名單號碼： 消除垃圾郵件呼叫者和機器人，這樣您就可以更專注于您的企業關心的對話。
沒有這些基本功能的呼叫管理解決方案很可能不適合您的公司，無論其規模如何。
呼叫中心軟件特點
這些功能非常適合希望將其呼叫管理軟件與呼叫中心結合使用的企業：
實時修改。隨時切換您的系統設置，包括單擊一下即可添加新號碼或用戶。
- 呼叫排隊： 讓來電者可以選擇留在隊列中，直到您的一位代理可以通話為止。
- 響鈴群組：將呼叫路由到按位置、語言、技能或您喜歡的任何其他特征分組的團隊。
- 并行調用： 暫停您當前的對話，同時開始與第三方的單獨通話。
- 無限并發通話： 用同一個電話號碼同時撥打或撥打任意數量的電話。
- 隊列回調： 讓來電者可以選擇退出等候線，并在稍后收到您的外撥回復。
- 基于時間的路由： 設置團隊和/或個人的工作時間，以確保電話僅轉接到有空的員工。
- 通話錄音： 查看通話錄音以幫助確認細節、監控質量和指導培訓課程。
- 暫停-恢復錄音： 根據需要暫時暫停通話錄音，確保來電者的敏感信息安全。
協作功能
這些功能非常適合需要經常協作的團隊：
- 共享聯系人：創建并與您的團隊共享選定的聯系人，以便每個人都可以關注對話。
- 熱轉： 讓您的隊友可以選擇在轉接實時通話之前快速相互交談。
- 共享通話收件箱： 全面了解需要跟進的電話，并隨時存檔舊分配。
- 通話評論和分配： 將電話分配給團隊成員，給他們留下解釋性評論，電話將彈出在他們的待辦事項列表中。
生產力特點
這些功能有助于提高生產力：
- 桌面通知： 將來電提醒發送到您的屏幕并通過點擊橫幅開始對話。
- 揚聲器響鈴： 通過確保所有來電在您的工作區響亮而清晰來降低您的未接來電率。
- 點擊撥號：只需點擊一下即可在 Aircall 應用程序中發起通話，每天節省幾分鐘。
- 轉接到電話：通過將電話轉接至您的移動設備，即使無法聯系到您的辦公室，也能保持聯系。
- 自定義過濾器： 搜索分類電話并對其進行排序，以找到您要查找的確切對話。
- 調用標簽和配置代碼： 標記通話，為您的團隊提供明智決策和順利跟進所需的所有背景。
- 通話后工作：通話后，讓您的團隊有時間標記、分配和準備下一次對話。
- 強力撥號器： 使用功能強大的銷售撥號器快速連續撥打電話，該撥號器可自動添加來自任何網頁的號碼。
- CRM 集成： 確保您可以與 CRM 和幫助臺工具集成，以保持所有對話的連接。
為什么您的企業需要呼叫管理軟件？
無論您的公司是小型公司、擴展型公司還是企業級公司，呼叫管理軟件都能使各種規模的企業受益。
呼叫管理軟件極大地改善了與大量客戶打交道的客戶支持和銷售團隊的組織結構、效率和生產力。
像 Aircall 這樣的虛擬呼叫管理軟件允許團隊在沒有硬件的情況下完全在線和遠程工作，但它對于基于辦公室的操作也有很多優勢。
無論您是在尋找小型企業呼叫管理還是大型企業，呼叫管理軟件都能讓您受益。
通過投資呼叫管理軟件，各種規模的企業都可以節省成本（例如需要更少的人員和提高工作流程效率）、改善客戶關系并享有全球影響力。
如何在移動設備上管理商務電話
大多數通話管理軟件都為您的移動設備提供應用程序體驗。
Aircall 呼叫中心應用讓我們熟悉的桌面應用用戶體驗栩栩如生在 iPhone 和 Android 屏幕上。因此，您在旅途中無需犧牲效率。
我們的移動商務電話應用程序將我們用戶喜愛的所有強大的 Aircall 功能打包到一個適合您口袋的設備中。記筆記和標記通話、記錄重要對話，并將您需要的所有數據記錄到您的 CRM 和服務臺中。
Aircall 具有成本效益的呼叫管理解決方案是一種基于云的 VoIP 服務，可統一業務通信。它還與其他商業應用軟件集成以提供前所未有的多功能性和靈活性。
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