您的日歷是否被任務排得滿滿當當，而您卻覺得自己得不到所需的支持？您是否發現自己約會遲到并最后出現在自己的會議上？那么是時候聘請虛擬助手了。
虛擬助手不僅可以幫助您處理收件箱中堆積如山的工作；他們可以使您組織中的每個人受益。如果您的企業是新企業，您和您的員工很可能同時兼顧許多不同的角色。雖然您可能認為您的預算中沒有空間再雇傭一名員工，但您仍然應該聘請一名虛擬助理。
您的員工會感謝您，更重要的是您的客戶也會感謝您。
虛擬助手：改善您的客戶服務
虛擬助理只是接聽電話和安排約會，這是一種常見的誤解。虛擬助理提供一切支持從項目管理到律師助理服務。今天的虛擬支持專家可以為您提供經驗豐富、知識淵博且有利可圖的資源。
您雇用的虛擬助理類型應取決于您實現業務目標所需的技能組合。如果您的企業有多種客戶服務需求，您應該針對每種需求定制您的工作請求，以找到適合這份工作的人選。
為什么我需要有人來做我的員工可以做的工作？
在成長型企業的員工中很常見的一件事是，他們常常會感到工作過度。許多人工作 10 到 12 小時，工作/生活平衡的想法似乎是天方夜譚。
過度勞累的員工不會告訴你他們過度勞累。
工作時間過長的員工不僅會影響生產，而且更可能在家中出現問題。雖然他們可能永遠不會告訴您他們感到過度勞累，但他們確實做到了。
增加一名（或兩名）虛擬助理可以幫助您的員工提高工作效率，并營造更愉快的工作氛圍。許多優秀的員工離職是因為他們感到筋疲力盡。添加虛擬助理支持可以幫助您留住成功所依賴的人才。
另外，想一想您每天所做的所有讓您煩惱的事情，然后想象其他人正在做這些事情。感覺很好，不是嗎？
尋找最好的虛擬助手
在您發布虛擬助理的第一個空缺職位之前，您需要確保了解以下事項：
- 您將在哪里發布職位空缺？ Upwork 和 Outsource 是開始的好地方，因為他們已經建立了追隨者，并且專門用于虛擬助理工作。
- 您正在尋找哪種類型的虛擬助理？您需要具有會計技能或項目管理經驗的虛擬助理嗎？像所有潛在候選人一樣，虛擬助理將在某些領域擁有經驗。您希望您的帖子專門針對支持您的項目或團隊所需的技能組合。
- 了解您希望虛擬助手做什么。提供清晰的職位描述將使您不會收到大量具有虛擬助理背景但可能不適合您需求的人的回復。
- 確定是否要雇用某人作為員工，或者是否要與他們建立承包商關系。合同選項通常更可取，至少在開始時如此，因為它可以讓您避免稅收和福利成本。
面試虛擬助理候選人的技巧
您想確保您雇用的虛擬助理也適合您的業務。如果你是一個休閑辦公室，你會想找到適合這種氛圍的人。了解您選擇的虛擬助理將如何與您的團隊合作的一種好方法是讓您當前的團隊參與招聘流程。
了解您的申請人是否適合這份工作的另一種方法是使用視頻服務進行面試。它可以讓您看到將要與之共事的人，也可以讓他們看到您，從而在您和您的虛擬助手之間建立更好的聯系。
雇用虛擬員工與雇用內部員工一樣。您想進行一次面試來回答您所有懸而未決的問題，并讓他們有機會提出有關公司或職位的任何問題。
雇用您的虛擬助理
一旦您決定要聘用的候選人，下一步就是向他們發送一封明確描述您的期望的錄取通知書。如果這是您第一次雇用虛擬員工，您應該在錄用信中添加一些內容：
- 確認您需要他們的時間，并告知他們您必須能夠在預定時間內與他們聯系。
- 如果您要提供對內部系統的訪問權限，您需要確保它們具有足夠的互聯網強度來管理它們。您可能希望在發送信函之前與您的 IT 團隊會面，了解所需的帶寬量，并將其作為要求包含在郵件中。
- 如果他們正在接電話，請確保他們在安靜的地方并且不會分心。
您還需要為您的虛擬員工制定一些獨有的政策，虛擬員工的標準政策包括：
- 停機時間：該政策將涵蓋如果虛擬助理的互聯網、電源或設備出現故障導致無法工作時需要采取的措施。
- 無干擾工作場所：這項政策對于面向客戶的職位至關重要，它要求員工在工作時間擁有一個安靜的工作場所，不受干擾。
- 出勤政策：確保您的新虛擬助理知道缺勤的代價，并且有適當的紀律計劃。
您將希望您的虛擬助理簽署所有政策，以確保您有能力在需要時執行任何紀律處分。
如果我的虛擬助手沒有足夠的工作怎么辦？
一旦您雇用了一兩個虛擬助理，您就會對他們的能力有所了解。僅僅因為一個項目結束了，并不意味著你不能為他們分配其他責任。查看您有需要的地方，然后將您認為他們可以完成的一些任務轉移給他們。
虛擬助理習慣于從一個項目轉移到另一個項目，因此您可能會驚訝于他們為您的業務做出的巨大貢獻。今天的虛擬助手精通各種業務流程，使其既靈活又適應性強。
如果事實證明您沒有工作，您可以根據合同協議減少他們的工作時間。但是，如果您坐下來想一想您需要完成的所有事情，或者就您的員工需要做的事情進行調查，您很可能會發現很多事情可以讓您的虛擬助手忙碌起來。
我可以讓我的虛擬助理接聽客戶電話嗎？
當然，你應該！虛擬助理不僅可以為后臺工作做出貢獻；他們也可以成為您客戶服務團隊的重要成員。許多虛擬助理已經擁有客戶服務背景，這使得他們可以根據需要輕松地擔任電話或聊天支持角色的兼職或全職。
您的虛擬助手可以為您和您的客戶提供的技能包括處理電話給管理層和晚間培訓。您可以利用您的虛擬助手為團隊帶來的背景知識，不僅可以為您的客戶提供優質服務，還可以幫助您增強和改善客戶獲得的服務水平。
如果您確實選擇使用虛擬助理來支持您的客戶，只需確保他們了解您對指標和質量目標的期望即可。根據您一直在使用它們進行的項目，如果他們不熟悉您當前的程序，他們可能需要進行短期培訓以加快速度。
虛擬助手可以為您的客戶服務目標增加價值，并幫助管理等待時間，這將使您和您的客戶都滿意他們得到的優質服務。
如何管理在虛擬環境中工作的人員？
與您現在管理團隊的方式相同。虛擬員工受益于單點聯系，就像所有員工一樣，他們在獲得定期支持和反饋時也會茁壯成長。如果沒有適當的支持結構，您的虛擬助手將舉步維艱，因此您要確保他們有一個清晰的途徑來提出問題并在他們需要時獲得幫助。
邀請他們參加會議。您希望盡可能多地將您的虛擬助理融入業務。讓他們參加團隊會議會讓他們覺得自己是團隊中真正的一員。
大多數虛擬助理習慣于自我激勵，這是在虛擬環境中雇用某人的優勢之一。但您仍應安排每周簽到，以確保他們按計劃完成任何項目工作。
如果您的虛擬助手確實遇到問題，您將希望盡快安排與他們的會面以解決問題并在可能的情況下制定解決方案。
這聽起來不錯，但它真的有用嗎？
是的！虛擬助理可以將您的工作場所轉變為更快樂、更健康的環境，讓您的業務順利運營。
如果您想要快樂的員工，請給他們時間來完成他們的工作！
當 您正在考慮為您的員工添加虛擬助手，但隨著時間的推移，您會發??現添加額外的支持可以為您節省資金。當為您工作的人快樂并且能夠專注于他們的工作時，您會看到更高的生產水平。
您還會看到高興的客戶。與其嘗試回復積壓的電子郵件或擔任多個角色，您的團隊可以專注于打造客戶體驗，不僅能激發客戶回頭客，還能與他人分享他們的反饋！
有沒有涉及到什么技術？
許多虛擬員工將擁有既安全又能夠完成需要完成的工作的設備。正如我們之前提到的，這應該是您錄取通知書中的要求；你想確保你的虛擬助手擁有完成工作的工具。
您可能需要考慮的其他事情是研究 VOIP 電話系統（如果您還沒有的話）。這些系統已變得更具成本效益，它們使您可以輕松連接到所有員工，包括您的虛擬員工。
此外，這將使您的虛擬助理能夠在您的呼叫隊列被所有新的滿意客戶堵塞時提供幫助。大多數擔任虛擬助理職位的人都應該有一些面向客戶的經驗，隨著您的業務發展，這是一項額外的好處。
您還希望讓您的新虛擬助手進行互聯網速度測試，www.speedtest.net 等網站可以為您提供有關您的虛擬助手的帶寬級別的信息。您會希望他們對結果進行截圖并將其發送給您作為確認。
添加虛擬助手的成本
現在您了解了聘請合適的虛擬助理的流程。了解成本效益分析的結果很重要。雖然雇用虛擬助理會產生一定的成本，但一旦有人到位，也會節省成本。
大多數虛擬員工都是個體承包商。因此，您可以通過只支付員工工作時間來降低成本。您也不必分配必要的房地產或設備來支持內部員工。
據估計，增加一個虛擬助手平均可以節省 40% 的成本。
為什么您需要雇用下一個虛擬助手
我能理解您可能仍然對雇用虛擬助理有顧慮，這是一種新事物且未經測試。而且您想要最適合您的業務和客戶的東西。但這正是您應該立即將虛擬助理職位發布到網絡上的原因。
想想現在有一位經驗豐富的專業助理為您工作會帶來什么不同。您可以承擔一些您害怕的平凡任務，并將其分配給準備好并愿意的人！
以下是一些不確定使用虛擬助手如何工作的人的反饋。您可以在此處閱讀更多內容，了解虛擬助手可以提供的好處。
正如 Michael Hyatt 解釋的那樣
我開始每周使用她 5 小時，很快就增加到 15 小時。我發現我的工作效率大大提高，值得額外投資
添加虛擬助理可能是您作為企業主做出的最佳決定之一。他們會在您需要時提供支持、經驗和技能，并且可以成為您員工隊伍的重要組成部分。他們為您的投資提供了可觀的回報。真的，您還在等什么？
立即開始尋找您的虛擬助手；你會很高興你做到了。