隨著公司的發展，您將開始雇傭更多的人。通常，這是一件好事。但是，當您由于沒有有效的聯系方式而開始出現溝通問題時，這很快就會成為一個問題。
如今，至少有部分員工很可能在遠程工作，因此有效溝通變得更加棘手?？紤]到 84% 的遠程工作者說他們更喜歡在家工作，無論距離多遠，都能找到一種保持溝通順暢的方法是當務之急。
值得慶幸的是，有一個方便的功能可以幫助您連接所有員工，無論他們身在何處 – 電話分機。要了解它們的工作原理以及如何使用它們來簡化您的業務，請繼續閱讀。
什么是 VoIP 電話分機？
如果您有跑步或在辦公室工作的經驗，您可能已經熟悉電話分機的概念。這是一個簡短的、通常為四位數的號碼，您可以將其分配給個別員工、房間或部門。這意味著，任何撥打此號碼的人都可以聯系他們想要聯系的人。
電話分機就像普通電話線一樣工作，因為它們與您的標準業務號碼相關聯。但它們的主要優勢在于，擴展可以覆蓋所需的多個部門或人員，而無需添加任何額外的線路。此外，它們非常方便。
如果團隊成員特別想聯系某人，他們只需撥打一個短號碼即可立即與合適的人聯系。您公司以外的人給您的任何員工打電話也是如此。
這樣一來，您的團隊成員只需輕按一個簡短的內部號碼即可將呼叫轉接給他們的同事，而無需撥打所有號碼。這意味著花在打電話給同事上的時間更少，犯的錯誤更少，內部溝通也更順暢。
電話號碼、線路和分機之間的區別
您可能熟悉什么是電話號碼——您可以通過這些數字序列聯系個人或企業。但是，如果沒有電話線，電話號碼將無法使用。
在傳統意義上，“電話線”是指我們在大街上可以看到的公共交換電話網(PSTN)電線。當您撥打一個號碼時，您的電話會以電脈沖的形式通過電線傳給接收者。通常，一個電話號碼與一條電話線相關聯。
但是，雖然單線系統對個人用戶來說效果很好，但它曾經是企業的一個主要問題。每個員工都需要一條單獨的線路連接到他們的桌面電話來撥打和接聽電話，這既復雜又昂貴。
呼叫擴展來自專用交換機 (PBX) 集可以為公司節省大量時間和挫折感。他們不必設置多條電話線，只需使用一條分機號不同的電話線即可。然而，從歷史上看，這些僅在仍然連接到主電話線的中心辦公室工作。因此，當員工離開辦公桌時，聯系他們就變得很棘手。
但是，VoIP 解決了這個問題。您可以將分機設置為在多個地方運行，而不管其物理位置如何，而不是讓分機只在您的主辦公室工作。無論您有多少個辦公室或它們在哪里，您的員工仍然可以通過撥打適當的分機號聯系到任何用戶。
這使它們成為辦公室通信和遠程通信的理想解決方案。只要用戶有穩定的互聯網連接來撥打和接聽電話，附加電話信息就會按預期運行。
電話分機如何工作？
通常，VoIP 分機號是四位數，但許多提供商也支持更短的號碼。
多虧了 VoIP 擴展，員工身在何處都無關緊要 – 在辦公室、家里或外出。只要他們的設備上有穩定的互聯網連接，他們就可以正常撥打和接聽電話。更重要的是，即使他們聯系的人在國外，他們也不會支付額外費用——VoIP 電話在本地和全球的費用相同。
添加擴展有多容易？
如果您曾經因為雇用新員工而不得不在辦公室增加一條新電話線，您就會知道這需要花費多少時間、精力和金錢。幸運的是，添加新的 VoIP 分機更容易、更快速且更便宜。特別是 CloudTalk.
以下是您可以在應用內添加擴展程序的方法：
- 在儀表板中找到代理的選項卡，然后點擊右上角的“添加代理”。
- 接下來，添加代理的名字、姓氏和電子郵件地址。他們的姓名將用于在通話記錄和內部聯系人列表等中識別代理。同時，電子郵件地址將用于注冊、電子郵件通知和接收語音郵件。
- 現在，您可以為新員工設置分機。點擊“您要設置擴展程序嗎？”，將出現一個新字段。在那里，您可以添加任何您希望用于內部呼叫的四位數分機號。如果您將該字段留空，CloudTalk 將自行填寫該字段。
- 最后，您只需創建一個帳戶密碼（您的代理稍后可以更改）并為其設置權限。就是這樣，您的代理人可以立即開始使用該帳戶和擴展程序。
此外，您可以在 CloudTalk 中添加任意數量的擴展。這意味著您可以隨著業務的增長不斷添加新的擴展程序。
刪除擴展也同樣容易。只需轉到管理用戶部分，選擇要刪除其擴展名的用戶，然后單擊刪除即可。系統將提示您確認是否要從您的公司號碼中刪除此分機號。而已。
擴展有什么好處？
如果您的公司還沒有很多人在工作，那么只有一條沒有任何分機的電話線可能就足夠了。但是，如果您公司的員工人數不斷增加，或者您需要一種聯系遠程員工的方式，那么附加電話信息將為您帶來很多好處：
節省時間
撥號時一次節省幾秒鐘的時間乍一看似乎沒什么。但是，當您將整個員工節省的所有時間加起來時，差異很快就會變得顯著。
它創造了更好的客戶體驗
當客戶給您打電話時，他們通常希望快速解決他們面臨的任何問題。因此，如果您能夠盡快將他們轉給可以幫助他們的人，他們會更加感激。
它使您的代理人的工作更輕松
云通話可以改善員工的工作生活，因為他們可以通過無限制的分機將多臺設備連接到同一條線路。例如，如果座席使用商務手機、個人設備、辦公室的桌面電話和筆記本電腦上的軟電話應用程序，他們可以將所有這些設備連接到一條電話線上，并在任何時候都可以聯系到他們。
此外，借助 VoIP 分機，員工在相互呼叫時無需再擔心管理不同的區號。相反，只需撥打一個四位數的分機號碼即可聯系到同事，無論他們是在另一個部門還是在另一個國家的分支機構工作。
結論
在尋找加強團隊成員之間溝通和提高工作效率的方法時，您可能需要考慮使用附加電話信息。
您的團隊無需花很多錢來增加額外的電話線，而是可以立即相互聯系。當談到提供出色的客戶支持或瞬間解決問題時，節省的時間肯定很重要。
考慮到 CloudTalk 允許您輕松添加無限量的擴展，只需幾分鐘即可改變您的團隊的協作方式。
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