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當您開始使用VirtualPBX 商務電話系統，您首先要配置的功能之一是您的自動話務員。
今天，我們將努力讓這項任務變得更容易一些。您可以將這些自動助理腳本示例用于小型初創企業、中型企業或大型企業。
我們已按企業規模細分腳本。每種類型都有兩個腳本——正式腳本和非正式腳本——每個腳本都可以免費修改。
小型企業自動助理腳本示例
小型企業的需求各不相同。與同行相比，他們通常擁有更少的員工、更少的資源和更小的店面。
但是，小型企業的電話系統必須與其克服這些挑戰的決心一樣強大。Automated Attendant 尤其需要高效地路由呼叫，同時傳達相關業務的能力。
您的來電者在到達您的電話樹的第一秒就應該知道您的體型。這將為來電者在聯系到您的一名員工時所期望的個人互動奠定基礎。即使您自己經營一家小企業，這兩個腳本也適合您。
非正式腳本
- 簡介：
“嗨，我是 Main Street Bakery 的 Carla。祝您今天過得愉快。“我們的面包店周一至周五上午 9 點至晚上 7 點營業。在美麗的主街 123 號查看我們的蛋糕系列，或隨時訪問 123MainBakery.com 在線查看我們的蛋糕系列.
“按 1 接收我們的主要接待，或按 2 接收特殊訂單。我們接受個人和團體的定制訂單?！?/li>
正式腳本
- 簡介：
“您已經到達 Main Street Bakery——工作日上午 9 點至晚上 7 點營業。并在 123MainBakery.com 在線。“按 1 接收或按 2 特殊訂單。我們接受個人和團體的定制訂單?！?/p>
在這里你可以看到個性化的問候語被移除了。相反，營業地點和營業時間放在前面。來電者會收到有關商家營業時間和地點的必要信息，因此他們可以輕松決定如何采取行動。
中型企業腳本
中型企業占據的空間需要小型機構的個人風格，但需要企業的技術能力。他們需要有足夠的人員和資源來快速解決客戶的顧慮并及時發貨。
這要求中型企業將自己展現為敏感的傾聽者和強大的市場力量下面顯示的自動話務員腳本示例為這種平衡行為奠定了基礎。
在您自己的業務中，花點時間在這里修改這些示例，以便它們清楚地展示您的業務能力。根據需要延長部門列表 – 請記住 客戶對自動化系統的耐心是有限的。當菜單列出或包含超過五項的時間太長時，客戶就會將他們的業務轉移到別處，因為他們太沮喪而無法繼續。
非正式腳本
- 簡介：“在 Top of the Line Board Games，我們很高興與您合作。
“每周 7 天從早上 7 點到晚上 7 點光顧我們位于 555 Gameway Blvd. 的游戲店。在 TopLineBoardGames.com 上在線查找游戲。
“前臺撥 1；2 用于客戶支持；或 3 個用于制造?！?/p>
“謝謝。祝你有美好的一天?！?/p>
與您將在本文中看到的所有腳本一樣，此腳本切中要點。雖然它確實優先考慮歡迎介紹，但它提供了地點和時間的簡短描述。它還將公司部門分為三個不同的組。
最后的告別——“祝你有美好的一天?！报C 不會干擾來電者做出明智選擇的能力。它記錄了顯示店面、客戶支持部門和制造部門的菜單中建議的專業性。
正式腳本
- 簡介：“您已經達到了頂級棋盤游戲的水平。訪問我們的 555 Gameway Blvd。每天早上 7 點到晚上 7 點的位置或者訪問 TopLineBoardGames.com 在線找到我們。
“前臺撥 1；2 用于客戶支持；或 3 用于制造。
“感謝您的惠顧。我們會盡快與您聯系?！?/li>
在這種情況下，友好的問候語將替換為商家營業時間的名稱和詳細信息。菜單仍然簡短明了。然后在消息結束時留出發送空間。
毫不費力，呼叫者可以在不超過 20 秒的時間內準備好與企業互動。他們也放心，他們很快就會與業務代表交談。與您將在本文中看到的所有腳本一樣，此腳本切中要點。盡管它確實優先考慮歡迎。
企業業務腳本
擁有數百名員工和多個國家和全球地點的企業以粗魯著稱。他們都是為了業務而放棄個人互動，對吧？
不一定非要這樣。VirtualPBX enterprise features 讓大公司能夠順利處理客戶互動。此外，我們為企業提供的簡潔的自動服務員腳本示例展示了即使是最大的企業也可以如何將生產能力和可靠的客戶服務結合起來。
您的企業需要努力工作以保留其自動服務員菜單簡短。通過僅向呼叫者提供幾個選項，您將吸引他們的注意力。此外，簡潔的菜單為友好的問候留下了空間，如下面的第一個示例腳本所示。
非正式腳本
- 簡介：“歡迎來到全球金屬加工。我們為我們的定制材料和客戶服務感到自豪。
“使用以下列表獲取信息并聯系我們的部門。隨時撥 0 即可接通接線員。
“按 1 下訂單；2 查看訂單狀態；3 計費問題；4 其他客戶服務問題；地點和時間為 5。
“感謝您與我們開展業務?！?/p>
非正式腳本
- 簡介：
“歡迎來到全球金屬加工。我們為我們的定制材料和客戶服務感到自豪。“使用以下列表獲取信息并聯系我們的部門。隨時撥打 0 以聯系接線員。
“按 1 下訂單；2 查看訂單狀態；3 計費問題；4 其他客戶服務問題；位置和時間為 5。
“感謝您與我們開展業務?！?/li>
此腳本比我們為中小型企業準備的其他腳本稍長。即便如此，說話也不會超過 20 秒。
在這種情況下，您的自動服務員會表現出輕柔的態度。介紹歡迎來訪者，這表明您對與他們做生意的態度。您還在開場白中簡要介紹了您的產品。
通過在選項 0 中明確提供操作員，您表示您的門總是敞開的。菜單項也按重要性順序排列。您的營業時間和網站位于子菜單中，因此來電者不會被那些對制造公司而言可能不如食品服務或棋盤游戲機構重要的細節所打擾。
正式腳本
- 簡介：
“歡迎來到 Global Metal Machining。“有關信息和聯系各個部門，請使用以下列表。隨時撥打 0 以聯系接線員。
“按 1 下訂單；2 查看訂單狀態；3 計費問題；4 其他客戶服務問題；位置和時間為 5。
“感謝您與我們開展業務?！?/li>
這個腳本突出了一個重要的變化：介紹。在我們上面的非正式腳本中，企業陳述了其產品（定制金屬材料）及其意圖（高質量的客戶服務）。
這里的正式迭代去掉了那些元素；它直接進入菜單。這樣做可以為來電者節省幾秒鐘的時間，而在這種情況下，這感覺就像永遠一樣。這里的企業腳本既不是對的也不是錯的。他們只是為同一任務提供不同的方法。如果您希望演示文稿更加正式，請選擇此腳本。
請注意，這兩個腳本都包含“謝謝”。始終要有禮貌，感謝客戶的惠顧。
將您的需求視為一項業務
在采用和修改其中一個自動話務員腳本示例之前，請花幾分鐘時間考慮一下您的業務需求。你更喜歡非正式的還是正式的方法？您如何將部門和菜單選項列表減少到五個或更少？預先列出您的位置、營業時間和網站是否重要？
這些基本查詢將幫助您選擇適合您和您的客戶的自動話務員腳本。一種易于創建、快速收聽且易于導航的音樂。