遠程團隊溝通——如何在遠程工作環境中輕松進行團隊溝通

員工是遠程工作的粉絲

77% 的遠程工作者聲稱在以下情況下工作效率更高他們在家工作。此外，74% 的員工表示在家工作的可能性會使他們不太可能離開一家公司。進一步的研究表明，99% 的人不會在他們余下的職業生涯中，至少會拒絕部分時間遠程工作的機會。

并非一切都像看起來那么完美

在與遠程工作相關的問題中，人們表示感到孤獨，無法輕松溝通，工作與私人生活分離。

既然您已經意識到對遠程工作的需求不斷增長，以及遠程工作的優勢和主要劣勢，那么讓我們來看看 6 項關鍵策略，它們將極大地改善您與遠程員工合作的體驗。

#1 投資正確的工具

首先，成功的關鍵是投資正確的工具。沒有他們，您可能會忘記與遠程團隊的良好合作。為什么？讓我們這樣說吧。您如何想象在沒有任何視頻或音頻會議工具的情況下與您的團隊成員交談？或者，更好的是，如果沒有專門的空間供他們輕松跟蹤和訪問，您如何期望您的團隊及時了解所有截止日期？用于所有這些必要任務的各種工具可以使溝通更快、更輕松、更高效。您將需要：

團隊聊天工具

在您的遠程團隊中有一個可以交談、分享想法、討論主題和交換意見的地方是絕對必要的。確保您團隊中的每個人都熟悉或將要熟悉該工具，以便每個人都能充分發揮其潛力，確保最有效和最有成效的協作。

Slack 或 Google Chat 讓您可以通過訪問中央空間來保持井然有序和專注用于對話、工具、人員和文件。Slack 不僅允許您在您的工作空間內進行協作和交流，還可以與您合作的其他外部公司進行協作和交流。創建房間和群組，或與您的團隊成員單獨聊天。要獲得無限的文件、照片和視頻存儲空間，請使用 Facebook Workplace 或稍微不太受歡迎的 Rocket.Chat。實現成功的策略取決于您，但可以肯定的是——像這樣的工具非常有用。

客戶溝通工具

與您的團隊成員溝通是一回事，但也不能忘記與您的客戶溝通。在制定強大而健康的遠程團隊溝通策略的過程中，兩者同樣重要。專門用于客戶溝通的此類工具之一是呼叫中心。

擁有呼叫中心解決方案可以讓您以流暢清晰的方式分配每個團隊成員的職責。一個好的呼叫中心工具應該具有允許呼叫排隊和錄音、內部呼叫和分機等操作的功能。此外，在遠程工作時，通常與來自不同國家/地區的人員一起工作，提供國際通話功能、號碼移植（將任何電話號碼連接到軟件）和免費電話號碼都是絕對必備的。

其他能讓您的客戶溝通難忘且有價值的功能包括語音信箱、個性化問候語和音樂，并允許客戶選擇他們喜歡的代理進行通話。如果您覺得所有這些解決方案都會對您的業務做出積極貢獻，那么您可能希望查看 CloudTalk，提供上述所有內容，甚至更多！

項目管理工具

什么是沒有專用空間的有效協作 管理您的項目以便您可以在工作中保持井井有條？管理人員經常需要同時處理多個項目。當您將在不同時區遠程工作的員工加入組合時，幾乎可以肯定會出現混亂和混亂。

工具，如Asana 幫助您更好地協作、改進計劃和日程安排、更輕松地與新成員整合、有效降低風險等等。您可以告別為了讓一切井井有條而創建數十個子組、聊天和文件。有了一個好的項目管理工具，您將把所有東西都集中在一個地方，而不必擔心出現問題。

以類似的方式，另一個名為 Monday 的項目管理工具可讓您跟蹤您的項目進度，有效分配資源，甚至創建“待辦事項”列表。如果這還不夠，您可能需要查看其他一些強烈推薦的工具，例如 SmartSheet 或 TeamHood。他們可以確定一件事——不再為混亂的工作環境感到壓力。

視頻通話

有時，無論您喜不喜歡，您都無法面對面地討論項目或想法以衡量某人的真實反應。這時候視頻通話工具就派上用場了。視頻通話的優勢不勝枚舉，尤其是當您在遠程工作時。

首先，視頻通話為您打開了實現遠程工作的大門。如果沒有視頻通話，將很難與您的團隊進行交流。來自 Microsoft 顯示，62% 的高管同意視頻會議顯著提高了溝通質量。相比之下，發短信和發送電子郵件非常耗時。

一般來說，人們可以說 每分鐘 100 到 130 個單詞并且只寫 37 到 44。這就是為什么需要視頻通話工具的原因。為此類呼叫設計的最受歡迎的工具之一當然是 Zoom，它經歷了激增2020 年 3 月大流行開始時的需求。如果您不喜歡 Zoom，那么還有很多其他選項可供選擇，例如 Skype，Google Meet，ClickMeeting，以及LifeSize。清單還在繼續！

#2 為您的團隊設定指導方針– 他們也需要它們！

如果您不需要幫助，您現在就不會閱讀這篇文章，對吧？那么，您的團隊成員可能也需要幫助。確保您清楚地制定了您的工作指南。您應該確定哪個頻道用于哪種類型的通信，以免有人感到困惑。畢竟，您不想花費額外的時間來搜索一些原本應該發送到其他地方的信息。在你的同事中保持這種清晰度絕對對每個人都有利。這樣做的例子包括：

• 在項目合作的一開始就建立一些關于溝通渠道的基本規則，并解釋它們將如何使你們的合作更輕松、更有效！
• 在與團隊的每周進度追趕中提及這些規則，以確保每個人都記得它們。
• 保持一切井井有條，清晰明了，能夠在合作期間區分嚴格的工作和一些有趣的時間，并確保您的團隊意識到這種區別。

#3 過度溝通非常受歡迎

以類似的方式，你應該確保每個人都明白他們的工作是什么，這樣就不會犯不必要的錯誤。約翰·鮑威爾 (John Powell) 曾經說過，“溝通為從事溝通工作的人服務”。當我們寫作時，由于消息的非語言性質，很多我們可能希望交流的內容可能會丟失。

對于沒有機會面對面交談的團隊和員工，過度溝通總是比溝通不足更好。它可以是小到仔細檢查某人是否收到了您發送給他們的電子郵件，或者詢問他們是否記得您在團隊協作日歷工具中發布的截止日期。這些小動作不會造成傷害，也不會花費太多時間，但它們會提高您作為團隊/企業的效率。

#4 習慣異步通信

異步通信發生在兩個（或更多）人相互通信而無需在同一時間出現的情況下。這種類型的溝通可以通過各種渠道進行，例如電子郵件、Asana，或 Microsoft Teams。

起初，這可能會很困難，尤其是當您有一些時間緊迫的項目正在進行時，但要繼續努力。在這種情況下，易于理解是非常有用的。試著留意那些住在不同時區的同事，以及那些與家人共享家庭辦公室的人。需要準備的事情包括接受較慢的回復，以及由于時差而在您睡覺時完全在辦公時間以外發送的消息。

#5 安排會議時考慮到每個人

請記住，在安排與團隊的會議時，時差也是一個關鍵因素。您應該考慮到他們可能住在不同的地方，因此找到完美的時間和日期可能具有挑戰性。

不過不要放棄。

解決這個問題并鼓勵其他人做出貢獻。找到最佳解決方案并確保每個人都能按時完成。畢竟，遠程團隊中良好溝通的關鍵是確保每個人都保持聯系和參與。確保每個人都參與所有計劃也將是其他團隊成員受到重視和贊賞的標志。

#6 記錄（一些）會議

最后但同樣重要的是，記錄您的會議！如上所述，您的一些團隊成員可能會發現很難準時參加您的會議。造成這種情況的原因可能包括個人事務、最后一刻的緊急情況，甚至是像設備和連接問題這樣簡單的問題。這就是為什么您應該始終準備好防止同事錯過您的演示文稿或小組會議。

使用能夠記錄會議的工具可以讓您的生活更安全。它可以像基本的屏幕錄制軟件一樣簡單。不過，要點很明確——你不想丟下任何人。下次有人錯過您的在線會議時請記住這一點。

摘要

簡而言之，本文為您提供了最重要的技巧，以確保遠程團隊溝通順暢無阻。你應該記住的是：

• 一定要投資正確的工具
• 互相幫助并嘗試設身處地為他人著想
• 嘗試想辦法避免將來出現問題，并將這些解決方案納入您的工作流程

最后但同樣重要的是，不要害怕遠程工作！聽起來比實際復雜得多。有了正確的工具集和積極的態度，您很快就會成為遠程工作的高手。如果您正在尋找一款適合您的遠程團隊和全球客戶的工具，請務必查看 CloudTalk.io!