如果您像 48% 的物業經理一樣，您的 首要目標是增長。這僅比 45% 的同事表示效率是他們的首要任務高出幾個百分點。
但是，當然，這兩個重要的工作目標是直接聯系在一起的，因為當經理們忙于手工旋轉所有這些盤子時，他們無法減少職位空缺或將房產添加到他們的投資組合中。物業經理經常發現他們被大量的日常任務所困擾：為居民提供服務、檢查維護情況以及處理下班后的緊急情況。
大驚喜：效率和增長很少是粘在手機上的結果。
但物業管理團隊可以使用短信來組織和簡化溝通，讓住戶滿意，并更有效地聯系公寓潛在客戶。
本指南將分享您的團隊通過短信為潛在和現有租戶提供更好體驗的主要方法。此外，您的團隊可以輕松實施有關發短信的最佳實踐。
發短信可以方便地隨時進行通信，可以幫助您自動處理一些來回的業務，但物業經理必須遵守《電話消費者保護法》(TCPA)。首先，獲得發送短信的書面許可，告知居民消息的頻率、您的隱私政策以及如何選擇加入和退出。您可以通過網站表格或實物文件獲得許可。
不要忘記在每條短信中加入一條選擇退出消息，例如：“要選擇不接收我們的短信，請回復 STOP?！?/p>
接下來，考慮使用個性化的文本模板！使用居民的姓名也可以自動化且更真實。您可以在所有短信開頭向可能不認識您電話號碼的潛在客戶介紹您自己。
以下是通過短信與居民有效溝通的一些關鍵方法：
當停水時，您的居民可能做的第一件事就是打電話——即使您通過電子郵件提醒他們。但是，如果您可以分享一條他們可能會在手機主屏幕上看到的消息呢？通過文本分享這些主要的社區更新，您可以幫助防止您的團隊被憤怒的居民淹沒。
看看 Prime Company 的例子，這是一家學生和多戶住宅公司，自動向所有居民發送短信通知.
使用 OpenPhone 的 Zapier 集成，他們可以向居民發送自動文本以獲取重要的社區公告。
示例：您好[住戶]，我是[社區名稱]的[員工姓名]，通知您由于管道破裂，我們不得不意外關閉水源。很抱歉給您帶來不便。如果您有任何問題，請給我們發短信。要退出我們的短信，請回復 STOP。
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復制此示例文本和電子表格以填寫您自己的聯系人列表。然后啟用下面的 Zap，您將能夠在出現新問題時更改電子表格。
不僅僅是緊急情況需要向所有居民發送短信。當每個人都知道社區活動時，他們的出席率會更高，而且您不必打印和親自遞送傳單，也不必希望沒有人將它們從收發室的墻上全部拉下來。以下是您可以調整的示例：
示例： [社區]居民！提醒一下：本周六晚上 7:00 是 Netflix 狂歡之夜。來俱樂部會所親自觀看《怪奇物語》，或訪問 Netflix.com/link 參加虛擬派對。要隨時選擇退出我們的文本，請回復停止。
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維護請求可以來自多個來源：電話、語音郵件、電子郵件或您網站上的表格。通過回復文本簡化通信，因此您的所有請求都集中在 OpenPhone 中的一個位置。如果居民想在場，還可以很容易地包含一個日歷鏈接來安排維護，從而消除來回安排的麻煩。
示例：我們正在安排您的請求。您可以單擊此日歷鏈接請求您可以在那里的時間，我們會跟進一個時間：bit.ly/xyz。否則，我們將在 48 小時內完成維修。要退出我們的短信，請回復 STOP。
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在 OpenPhone 中，您還可以在收到的文本上進行內部協作，因此物業經理可以聯系維護人員、討論問題并分擔回復責任。這樣可以更快地回復、更快地修復并讓居民更快樂。
如果您發現許多新居民不知道您的在線支付門戶，您可以安排定期提醒。您的團隊可以通過門戶鏈接向居民發送短信，并在租金寬限期結束時跟進。
示例：這是在 12 月 1 日到期的提醒。在 12 月 5 日之前支付 1,807 美元可以避免 15 美元的滯納金。您可以通過 [link] 在線支付或通過支票支付在辦公室。您也可以點擊 bit.ly/xyz 來設置自動付款。如果您有任何問題，可以回撥或發短信給此號碼。謝謝！如果您不想再收到我們的消息，請回復停止。
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雖然在提醒租戶滯納金方面存在一些爭議，但如果您的租戶面臨罰款，您可以證明您的團隊已嘗試通過多種方式與他們溝通，以防發生爭議。此處提醒您可以每月為遲到的人安排延遲支付租金，以幫助提醒居民。
示例：這是提醒您 12 月的 1,807 美元租金已逾期。請盡快付款。您可以通過在 12 月 15 日之前付款來避免滯納金。如果您有任何問題或疑慮，請隨時致電或發短信給此號碼。謝謝！要選擇不接收我們的短信，請回復 STOP。
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就像居民一樣，如果您要給公寓社區的潛在租戶甚至社區成員發短信，他們將需要在首次就物業與您聯系或安排看房時通過表格選擇加入此通訊。使用這些文本模板幫助提高酒店的入住率。
您知道嗎，您可以通過設置 Zapier 活動來最大程度地減少未出現的情況，該活動會發送一條確認預定行程的自動短信？每當潛在租戶通過 Calendly 與您的租賃團隊安排時間時，他們都會自動收到一條短信。
示例：感謝您安排參觀！您的約會已確認，您應該也收到了 Google 日歷邀請。如果您需要取消此預約，只需通過此號碼給我們發短信即可。我們很高興重新安排時間，迫不及待地想見到你。如果您不想再收到我們的消息，請回復“停止”。
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MMS 照片或虛擬導覽或視頻鏈接可幫助準住戶幾乎立即看到房產，無需在導覽中等待。但他們不可能通過電話分享。試試這個文本。
示例：歡迎來到[社區]！在此處虛擬瀏覽我們的社區：[鏈接]。要安排親自觀看，請單擊此日歷鏈接：bit.ly/xyz 如果您有任何其他問題，請致電或發短信給此號碼。我很樂意提供幫助。要退出我們的短信，請回復 STOP。
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潛在租戶可能不記得熱水器的位置或主壁櫥的面積是多少。通過包含您的平面圖圖像的后續 MMS 文本，確保他們記住重要的細節。
示例：感謝您瀏覽[社區]！我很高興帶你參觀社區。這是我們討論過的一居室公寓的平面圖。要隨時選擇退出我們的文本，請回復停止。
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如果您想在與潛在租戶會面后的特定時間排隊發送此消息，您可以在 OpenPhone 中安排文本。
潛在租戶可能沒有意識到即將推出的租賃激勵措施，也不知道這些交易何時結束。讓他們與文本保持聯系：
示例：想在 [Community Name] 游泳池旁度過夏天？然后查看我們的陣亡將士紀念日租賃活動。在 5 月 31 日之前開始租約，兩居室租約可減免 1000 美元。有問題嗎？只需發短信或給我回電話。我很樂意告訴你更多。如果您不想再收到我們的短信，請回復停止。
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通過向居民的移動設備發送短信聯系他們可以提高工作效率，而且效果顯著。為什么？因為平均打開率高達 98%，收件人平均在 90 秒內回復，而不是電子郵件通信的典型 90 分鐘（發短信 回復率也比電子郵件高 7 倍以上）。
居民已經將SMS 和 MMS 短信融入他們的日常生活。但是通過短信進行交流還有其他好處，例如：
您的整個團隊可以通過使用相同的電話和短信號碼與現有和潛在居民更有效地溝通。您可以使用共享號碼來確保您團隊中需要訪問現場電話和短信的任何人都可以，并幫助確保他們不會為了工作而泄露個人電話號碼。
對于您所在社區的居民，他們也更有可能從熟悉的號碼中識別出文字。
你不需要擔心由于您的團隊需要跟進居民和潛在客戶，因此您的總辦公室電話占線。使用 OpenPhone，多個隊友可以同時進行不同的通話。
住戶不知道您什么時候沒空，您可以通過共享自動回復來幫助避免來電者感到沮喪，該回復會在他們發短信時告知他們接下來會發生什么。這是在工作時間使用的示例：
示例：感謝您致電[社區]。對不起，我錯過了你的電話。我會盡快給你回電話。也請隨時回復此短信，我會給您回短信。謝謝！
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下班后，試試這個外出自動回復：
示例：感謝您致電[社區]。我們的辦公時間為周一至周五上午 9 點至下午 6 點，周末為上午 10 點至下午 4 點。如果您有維修緊急情況，請撥打 [號碼]。如果您有興趣參觀這個社區或有任何其他問題，請隨時回復本文。謝謝，祝你有美好的一天！
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共享號碼可以交給助理或稍后輪班的工人。在小型辦公室中，自動回復會在緊急情況下為居民提供下班后的電話號碼。這樣，您實際上可以放松。
將任務分配給您的團隊
通過在特定對話中提及它們。
創建片段來自上面的任何示例文本以節省時間。然后與您的團隊分享這些片段，以確保他們也可以訪問。
給潛在租戶和現有租戶發短信可以提高您的效率，同時改善他們的體驗。您將比以往更輕松地縮短響應時間、提高響應率并保持聯系。這一切都減少了居民和物業經理的挫敗感。
開始通過文本與居民和潛在客戶溝通。注冊一個免費的 7 天試用，親自測試 OpenPhone 中的短信和通話功能。
