如何通過 10 個簡單步驟設置小型企業電話系統

我們早已不再需要打電話給技術人員來設置每部固定電話，或者花費數小時為整個團隊的手機充電和激活。相反，設置一個使用互聯網協議語音 (VoIP) 的小型企業電話系統) 比以往任何時候都容易。

VoIP 電話服務 讓您可以通過互聯網連接使用您的公司電話號碼，因此您無需不需要任何物理電話線或電纜 — 或高級技術技能。

使用此分步指南讓您的虛擬電話系統啟動并運行。

如何設置小型企業電話系統

一旦您選擇了要使用的VoIP 應用，您只需要一個互聯網連接和兼容設備，例如計算機或移動設備（iOS 或 Android）。以下以 OpenPhone 為例，介紹如何通過 10 個簡單步驟設置小型企業電話系統。

1.激活您的帳戶

完成服務提供商的注冊過程是設置商務電話服務的第一步。您通常需要提供您的聯系信息和付款信息。在此過程中——或之后，在某些平臺上——您還可以選擇您的 公司電話號碼。

當您注冊 OpenPhone 時，您可以選擇任何可用的美國、加拿大或 免費電話號碼。本地號碼可讓您在所服務的市場中享有本地地位，而免費電話號碼可確保北美許多地區的客戶無需付費即可撥打您的電話（并且您無需為單獨的免費電話計劃付費）打開手機）。當您選擇免費電話號碼時，您甚至可以設置一個令人難忘的個性化號碼（例如 400-FLOWERS）。

您還可以選擇移植現有號碼到您的 VoIP 電話服務。這個過程對于 OpenPhone 是免費的。您需要做的就是 在 OpenPhone 應用程序中提交您的移植請求，您的移植通常會在五到七個工作日或最多兩周內完成在某些情況下。

一旦您使用 OpenPhone 設置了新電話號碼或移植了您現有的號碼，您就可以在美國和加拿大撥打免費的無限制電話和短信，并獲得 可負擔的國際電話和短信費率。

2.創建語音信箱問候語

專業語音信箱問候在您無法接聽電話時派上用場商務電話。您的客戶不會聽到一般性的消息，而是會收到一條友好的消息，確認他們已經到達您的公司并且您會盡快給他們回電。如果您有多條公司電話線路，自定義問候語還可以幫助來電者區分不同的團隊和團隊成員。

OpenPhone 為 提供三個選項設置語音信箱問候語：

• 錄制您自己的音頻
• 上傳現有的音頻文件
• 使用文本到語音轉換語音信箱腳本變成專業畫外音

3.設置您的營業時間

如果您需要明確預期公司何時營業并可以接聽電話，您可以在您的辦公電話系統上設置營業時間。這樣做時，請不要忘記仔細檢查您是否選擇了正確的時區。

一旦您在 OpenPhone 上設置了營業時間，您還可以選擇創建離開語音信箱問候語，該問候語會自動播放給下班后撥打您號碼的來電者。您可以使用此語音郵件消息讓來電者知道您何時返回工作崗位。您還可以通過添加自動回復來設置對下班后來電者和發短信者的期望。

在您的正常工作時間內需要休息一下嗎？您可以隨時共享您的電話號碼 這樣您的團隊成員就可以在您休假、開會或不在辦公室時為您接聽來電。

4.啟用集成

當您完成有關如何設置基于云的小型企業電話系統的所有步驟后，您可以通過將手機與您最喜歡的業務工具集成來為您的團隊節省大量時間。通過連接您的軟件，您可以簡化工作流程，而不是不斷地從一個應用程序跳到另一個應用程序。

OpenPhone 可讓您與許多不同的工具集成，包括：

• Gong，自動轉錄您的通話錄音
• Slack，將短信、語音郵件和語音郵件轉錄轉發到任何 Slack 頻道
• 電子郵件，轉發語音郵件到電子郵件
• HubSpot，與您的 CRM 實時同步聯系人并記錄客戶互動
• Zapier，用于自動發送文本并將 OpenPhone 連接到更多應用程序，例如 Google 表格、Typeform 和 Calendly

5.指定您的撥出呼叫者 ID

大多數美國人 不要接聽陌生號碼的電話。設置來電顯示可以幫助您通過撥出電話吸引更多客戶，而不是直接轉到語音信箱。

您的撥出呼叫者 ID（或 CNAM）最長可達 15 個字符，并且只能包含字母、數字、句點、逗號和空格。請記住，來電顯示不適用于免費電話號碼。此外，它們并不總是適用于加拿大號碼，具體取決于您的呼叫接收者的運營商。

6.導入聯系人

想通過快速點擊撥打電話嗎？將您的業務聯系人導入您的 VoIP 電話解決方案。許多 VoIP 電話提供商允許您通過 準備并上傳 CSV 文件，其中包含他們的姓名、聯系信息和其他關鍵詳細信息。您隨時可以在 OpenPhone 上添加自定義字段，以便日后跟蹤有關您客戶的更多數據。

7.邀請您的團隊

使用 VoIP 學習如何設置具有多個用戶的小型企業電話系統非常簡單。您可以通過向您的團隊成員發送電子郵件邀請，將您的企業 VoIP 應用程序轉變為多線電話系統——他們所要做的就是接受您的邀請，并在他們的手機、平板電腦或計算機上下載您提供商的應用程序。連接遠程工作區從未如此簡單。

每次您在 OpenPhone 上添加新的團隊成員時，您都可以為他們分配一個全新的電話號碼，或者讓他們選擇自己喜歡的號碼 – 每個用戶都可以免費獲得一個?；蛘?，您可以將它們分配給一個共享號碼。共享號碼允許您的團隊成員協作處理電話和短信，因此您可以縮短響應時間并改善客戶體驗。

企業主和管理員可以為需要的特定電話號碼啟用國際電話。

OpenPhone 上的用戶數量沒有限制。您工作區中的每個用戶都有一個電話號碼。如果您需要額外的電話號碼，只需支付 5 美元的月費即可獲得更多。

8.開啟自動錄音

通話錄音是一項有用的商務電話功能，可讓您使用您的過去需要培訓、質量保證、文檔等。當您 打開自動錄音，您可以確保您的電話系統記錄每次通話 – 不再忘記在通話開始前點擊錄音按鈕。

9.添加電話菜單或其他呼叫路由選項

沒有客戶愿意處理沒完沒了的呼叫轉接和重復的等待音樂，也沒有團隊成員愿意將寶貴的時間花在打給別人的電話上。許多云電話系統都提供呼叫路由功能，您可以設置這些功能來改進呼叫管理。

當您設置自動助理（或 IVR 系統）在 OpenPhone 上，電話菜單會問候您的客戶并讓他們選擇他們需要幫助的內容——例如，撥“1”尋求客戶支持或撥“2”尋求銷售。您的虛擬接待員可以然后以六種不同的方式路由呼叫：

• 將呼叫轉接到最初撥打的電話號碼（它將響鈴給有權訪問該電話號碼的每個人）
• 將呼叫轉接至您組織中的 OpenPhone 號碼
• 將呼叫轉接到另一個美國或加拿大號碼
• 將呼叫轉接到共享電話號碼的特定團隊成員（僅限高級計劃）
• 將呼叫轉接到語音信箱（僅限高級計劃）
• 播放音頻消息（僅限高級計劃）

10.尋找其他方法來簡化您的溝通工作流程

弄清楚如何設置小型企業電話系統在每個 VoIP 平臺上看起來都不一樣?；c時間探索其他小型企業工具，它們可以幫助您簡化商務溝通。以下是 OpenPhone 上的一些電話系統功能，可以使任何小型企業或初創公司受益：

• 片段：保存短信模板這樣您就可以填空，而不必每天多次輸入同一條消息。
• 預定短信：在正確的時區的正確時間安排短信或彩信。您始終可以添加條件“除非他們先發消息”，這會取消您預定的消息并將其保存為草稿。
• 點擊通話：選擇 OpenPhone 作為您的默認設置使用 調用應用程序在您的桌面應用程序上點擊通話，以節省撥出電話的時間。

開始使用最佳小型企業電話系統 OpenPhone

既然您知道如何設置小型企業電話系統，您可以使用 OpenPhone 使用新電話號碼在幾分鐘內啟動并運行。

使用 OpenPhone，您在節省時間的同時不會損失通話質量或功能。您可以設置集成、自動化、呼叫者 ID，并且比安裝團隊啟動和運行傳統電話系統的速度更快。設置 VoIP 電話后，您可以使用 OpenPhone 的桌面、Web 或移動應用程序在任何設備上訪問您的號碼。注冊免費試用 OpenPhone，幾分鐘內即可開始使用適用于小型企業的最佳 VoIP 電話系統。