2022 年，遠程工作的人數與日俱增。到 2025 年，美國遠程工作的人數預計將3620 萬。與大流行前時代相比，87% 的增長幅度驚人。
難怪遠程工作如此受歡迎：花在通勤上的時間更少，能夠在任何地方工作并在全球范圍內招聘。有什么不喜歡的？
但是，它也帶來了一系列挑戰。對遠程團隊負責在很多方面都不同于在辦公室管理人員。
今天，我們將向您展示一些在遠程環境中管理團隊的最佳實踐。讓我們開始吧。
管理遠程團隊的最大挑戰
您會聽到很多對遠程工作的贊美，但也有一些缺點。
作為一家公司，您可能面臨的挑戰取決于許多方面，例如：
- 您的遠程工作模式（完全遠程或混合）
- 您員工的位置（同一城市/國家/時區或分布在世界各地)
- 貴公司的規模和結構
- 公司是否有定期會議或務虛會
- 您使用的工具
- 您銷售的產品或服務的類型
- 您與客戶的互動類型
雖然這是一個非常詳盡的清單，但總的來說，每個遠程公司在某個時候可能會遇到的主要挑戰只有幾個：
缺乏適當的溝通 – 70% 和 93% 的交流是非語言的。當您與同事不在同一個房間時，您可能會錯過一些主要的溝通線索。
監控員工績效– 當您看不到員工時，要確保他們確實在做他們的工作會更加困難。但是，通過適當的項目管理工具和正確的流程，您可以更輕松地管理人員。
適當的職業發展– 根據研究，遠程員工獲得晉升的可能性較小，盡管他們的晉升率高達 15%比他們在辦公室的同事更有效率。
文化差異——來自世界各地的人們以不同的方式交流和工作，這在遠程環境中可能不太明顯，因為您與同事互動的時間較少。這可能會導致溝通不暢。
時區– 偏遠地區的公司通常雇用來自全球各地的員工。這意味著兩名員工有時可能在各自的時區相隔幾個小時，因此安排團隊和客戶會議可能會變得復雜。避免這種情況的一種方法是組建更小的團隊，所有團隊都在一個時區工作，例如菲律賓的客戶支持團隊。
但這也不全是負面的。讓我們看看遠程工作的一些更好的方面。
擁有遠程團隊的優勢
即使疫情放緩，許多公司仍在繼續遠程辦公。優勢不言自明：
靈活的時間表——根據Buffer 的遠程工作狀態，67% 的遠程員工喜歡這種模式，因為它讓他們可以更自由地安排工作時間。
在任何地方工作——根據同一項研究，62% 的參與者表示他們很高興能夠根據自己的喜好選擇工作地點。
無需通勤——美國的普通員工為 每天 28 分鐘 單程。通過遠程工作，每周節省將近 5 小時時間。
更多錢——如果您在家工作，則無需支付汽油費、公共交通費或當地餐廳/外賣店的食物費。
更高的工作效率——盡管有一些例外，但大多數遠程員工的工作效率都高于他們在辦公室的同事。由于減少了辦公室同事的干擾并節省了時間，遠程工作通常更容易。
利用全球人才庫——您不再需要在當地雇用某個人來填補某個職位，即使他們不是您理想的下一位雇員。通過遠程工作，您可以成功地從全球招聘。
如您所見，遠程工作對雇主和雇員都有很多好處。
現在讓我們來解決一個重大挑戰 – 如何成功地管理遠程團隊以保持較高的工作效率和員工滿意度？
#1 使用正確的工具
嘗試使用傳統辦公解決方案在世界任何地方工作通常會降低工作效率。幸運的是，遠程工作已經陪伴了我們足夠長的時間，所以現在我們有各種各樣的工具可以讓它變得更容易。
內部溝通——確保使用可靠的內部聊天工具，例如 Slack 或 Microsoft Teams。它們不僅讓您寫消息，還可以共享文件，添加視頻和音頻剪輯，與您使用的其他應用集成，等等。
用于外部溝通 – 投資優秀的呼叫中心軟件，例如 云談。借助 VoIP 技術，您可以在世界任何地方使用任何設備撥打和接聽電話。不僅如此，您還將擁有許多有用的功能和工具，例如呼叫轉移、IVR、回調、與 CRM 工具的集成，等等。
項目管理 – Asana、ClickUp、Jira、Trello 和 Wrike 只是管理項目和處理工作量的眾多絕佳選擇中的一部分?；c時間選擇最能滿足您要求的解決方案。項目管理工具可讓管理人員始終了解最新情況 – 他們知道誰在做什么，因此無需召開那么多會議，而且微觀管理肯定更少。
針對特定任務 – 有很多工具可以讓您輕松地遠程完成工作。例如，設計人員可以使用 Invision 或 Figma 在世界任何地方一起構建頁面，就像在公共辦公室一樣。
簡而言之，進行研究并有目的地選擇可通過消除障礙并讓您在云端協作來促進遠程工作的應用程序。此外，在構建遠程技術堆棧時，請記住讓您的員工發表意見。
畢竟，您的團隊每天都會使用其中一些工具。雖然您可能無法滿足他們的所有偏好，但在最終決定購買和使用哪些工具時，您應該考慮他們的反饋。
#2 依賴異步通信
與分布在全球各地的團隊合作可能是一項挑戰。在辦公室環境中，如果您向隔壁辦公桌的某人詢問您發送的文件，您會很快得到答復。在遠程設置中，不是那么多。您公司的人員可能位于不同的時區，有不同的工作程序，或者，即使他們處于同一時區，其他團隊成員也可能不在線而您在線。
與其堅持實時會議，不如實施異步通信。也就是說，您可以在有空的時候回復消息，而不是立即當場回復消息。為了保持高效的溝通，您可以為此類消息設置預期的截止日期。
這樣一來，如果您正在開會、深度工作或者只是出去買雜貨，您就不會被迫立即回復消息。還教導員工不要期望立即得到答復。
#3 關注結果，而不是時間
遠程工作時跟蹤時間并不像您最初想象的那么簡單。員工有一張他們會在上午 9 點打卡并在下午 5 點打卡離開的日子已經一去不復返了。生產力 我們衡量生產力的標準是某人在工作上花費了多少時間，而不是取得的成果。
遠程工作時，您無法全面了解某人每天 8 小時的工作時間。他們可能在線、全神貫注、工作或沉迷于最新的 Netflix 節目。
這就是為什么設置目標是一個更好的主意——每日、每周、每季度或每月 SMART 目標，您的員工需要將其作為其職責的一部分。例如，每周為設計師設計 10 個新的著陸頁，或者每季度為您的開發者推出一項新功能。
堅持目標而不是工作時間可以提供更大的靈活性，同時保持高生產率并消除任何微觀管理的可能性。
#4 與您的同事一對一交談
當您在線工作時，如果需要，您可以輕松安排一次與數百人的會議。那么，為什么我們經常忽略進行簡單的一對一通話呢？
在遠程環境中，不時召開一對一的會議來檢查人員情況至關重要，尤其是當您是他們的經理時。這表明您關心員工的職業發展，并且您在他們身邊。它還為您提供了提供和接收反饋的機會。
還有另一個重要方面：長時間遠程工作會使一些人感到孤立，從而導致心理健康問題。因此，每天花一些時間與您的員工取得聯系，因為從長遠來看，這會帶來好處。
#5 設置清晰的邊界
沒有經驗的經理通常認為遠程工作的最大問題是員工無法完成足夠的工作。他們認為員工在家工作這一事實會讓他們懈怠而不是實現目標。
現實情況大不相同。遠程工作的最大危險之一恰恰相反，即過度工作。個人生活和辦公時間之間沒有明確的界限，遠程員工通常會在下午 5 點以后工作。當然，是時候關閉筆記本電腦了，但這只剩下一封電子郵件需要處理，還有一張 Jira 工單，還有一位客戶需要打電話。
不知不覺，已經是晚上 10 點了。為防止這種情況發生，請為您的團隊和您自己設定明確的界限。鼓勵員工在時鐘到達 5 （或任何商定的時間表） 時關閉他們的通知，并且在第二天之前不要回復或工作。
#6 從一開始就設定期望
遠程員工入職不充分和績效不佳的最常見原因之一是，他們從一開始就不知道是什么因素有助于他們在工作中取得成功。據蓋洛普稱，72% 的人 從他們的經理那里聽到明確期望的人在工作場所敬業。
敬業的員工工作效率更高，離開您去另一家公司的可能性更低，也更不容易曠工。那么，您可以做什么？
從第一天起，就向您的員工展示他們的績效標準是什么。讓他們清楚地了解做好工作意味著什么，這樣他們就知道什么時候能做好，什么時候表現不佳。
這將使他們更好地了解他們在您的組織中的位置，以及他們可以從他們提供的工作中獲得什么樣的反饋。
#7 井井有條
對許多人來說，遠程工作場所聽起來像是一件幸事——您的所有文檔都在云端，您所要做的就是出現并完成您的工作。嗯，不是真的。
如果您看一下一些遠程運作的最大公司，通常有數千名員工分散在世界各地。也許您可以不假思索地從 1 名員工發展到 10 名員工，但發展到超過 100 名員工需要一定的組織能力。
您需要組織好新員工的招聘、入職和培訓方式。有很多人力資源軟件可以幫助你，但在花大價錢購買復雜的申請人跟蹤系統之前，先選擇一些簡單的軟件。一開始，即使是結構化的過程列表也應該足夠了。
此外，請確保所有文件都是安全的，并且您的經理和員工可以輕松訪問。建立內部知識庫不再是一種選擇，而是一種必要。隨著公司的發展，您會發現盡早引入此類資產的重要性。
#8 創建記錄良好的流程
下一步是組織您的工作流程并記錄誰做了什么以及如何做。一個很好的做法是為員工執行的每項重要任務創建標準操作程序 (SOP) 。這將使這些流程易于擴展和重復。
SOP 實際上是一個人每次做某事時必須經歷的一系列步驟。
例如，發布新社交媒體帖子的 SOP 為：
- 撰寫副本
- 附上圖片或 URL
- 檢查帖子是否具有正確的 UTM 標簽
- 如有必要，添加主題標簽
- 確保標記相關人員/組織
- 在合適的時間為您的觀眾安排帖子
過程越復雜，它應該有的步驟就越多。在偏遠地區，SOP 可以成為救命稻草，原因很簡單——如果一名員工突然離職（他們的一般工作或只是請病假或休假），您可以輕松培訓其他人做同樣的事情讓他們遵循相同的步驟來完成任務。
最好的部分是，有了 SOP，經理就不必浪費時間向負責該任務的新員工解釋程序。在工作場所引入 SOP 越早越好。
就如何執行任務向您的員工提供更準確的建議一開始可能會很耗時（您需要實際創建這些 SOP），但從長遠來看，它可以為您節省很多時間時間、金錢和麻煩。您目前可能有不同的優先事項，但處理流程和程序確實應該是您的首要任務。
#9 收集反饋
沒有人是完美的，您不可能完美地管理遠程工作場所。
每隔一段時間喘口氣，詢問您的員工您是否在做正確的事，以及他們是否喜歡與您共事，這一點很重要。要知道您是否走在正確的軌道上，請定期向您的團隊征求反饋，以了解他們對現狀的滿意程度。
收集反饋既不昂貴也不復雜——例如，借助 Officevibe 等匿名調查軟件，您可以每月進行一次簡短的問卷調查。養成一種習慣，詢問員工的感受、他們喜歡和不喜歡您的組織的哪些方面，以及您可以在哪些方面做得更好或不同。這樣做是對未來的一個小投資。
在提供和接收反饋方面沒有黃金法則，您只需要找出最適合您的組織的方法即可。雖然一些公司更喜歡使用軟件來獲取內部見解，但其他公司則讓管理人員參與一對一的反饋會議、團隊反饋研討會或其他結構。
總結
對于偏遠地區的公司來說，未來肯定充滿希望。盡管運行遠程工作場所存在一些挑戰，但利大于弊。隨著時間的推移，我們極有可能在招聘、留住和管理遠程員工方面做得更好。
開始遠程團隊管理的最佳方式之一是投資合適的遠程通信工具。借助 CloudTalk，您可以讓您的團隊在世界任何地方通過他們的電話或計算機撥打和接聽電話。準備好開始了嗎？
立即注冊免費試用。