根據研究，普通員工每周至少花三個小時開會，30% 的受訪者報告甚至超過五個小時。這不是什么新鮮事。不過，發生變化的是這些會議的確切地點。
現在大多數辦公室聚會和商務談判都在網上進行。電話會議是其中一種選擇。有很多企業和員工都喜歡舉行虛擬會議的好處，尤其是因為呼叫平臺使電話會議的設置比以往任何時候都容易。
什么是電話會議？
電話會議是位于不同地點的兩個或多個參與者之間的實時音頻或視頻會議。
允許參與者看到彼此的視頻會議比音頻選項更受歡迎。自 2020 年以來，視頻會議的日常使用量增長了 535%.這主要是受 Covid-19 大流行的影響，但也是由于遠程工作的日益普及。
讓我們仔細看看這兩個電話會議選項：
- 音頻電話會議——純語音虛擬會議 參與者可以通過撥打指定的電話號碼加入并立即接通。雖然從技術上講，您可以使用普通智能手機主持電話會議，但存在一些限制（例如，Android 最多只允許添加 5 個呼叫者）。這就是為什么許多公司依賴具有電話會議功能的VoIP 平臺來組織和主持會議的原因相反。
- 視頻會議 – 結合音頻和視頻，讓參與者可以看到彼此。他們只需單擊一個鏈接，即可通過任何具有互聯網訪問權限的設備（移動設備或桌面設備）加入通話。由于視頻會議需要穩定的互聯網連接和用于主持通話的專用平臺，因此它最近才流行起來。
電話會議可以在幾分鐘內完成，因此非常適合討論緊急事項。您只需發出邀請，會議就可以開始，即使您的客戶或團隊成員相距千里之外。
電話會議的好處是什么？
近 79% 的工作專業人士認為虛擬會議與面對面會議的效率相同或更高。將會議轉移到在線世界極大地幫助了遠程工作人員之間的聯系。
隨著全球互聯網速度的迅速提高，公司現在可以根據需要為盡可能多的與會者舉辦在線會議，而不會遇到連接斷開、聲音不佳或延遲的情況。
電話會議的主要優勢如下：
- 減少差旅時間和費用 – 平均而言，視頻會議可以降低差旅費用最多減少 30% 只需消除必要的旅行即可。多虧了電話會議，來自世界各地的與會者可以隨時隨地連接并交談，而無需浪費時間在飛機上或交通中。VoIP 和視頻會議平臺還可以節省長途電話的費用。
- 在同一天（甚至一個小時）安排會議– 只需向您想參加會議的任何人發送邀請，他們就可以隨時隨地加入通話.
- 更好的出勤率 – 電話會議對于與遠程工作人員保持聯系特別有用，他們可以從任何地方加入會議。更高的出勤率可以改善團隊之間的溝通和協作，還可以確保每個人都在同一頁面上。
- 可以錄制電話會議 – 錄制和存儲整個會議也是通過 VoIP 或視頻會議平臺主持電話會議的一大優勢。您可以錄制整個會議，然后將錄制的內容發送給無法出席的團隊成員或客戶。視頻錄制對報告也有很大幫助，因為它們可以更輕松地將所有關鍵點添加到報告中而不會忘記任何事情。
如何使用 CloudTalk 設置電話會議
現在，我們來談談如何使用 CloudTalk 發起電話會議。超級簡單，只需幾分鐘即可創建一個或多個房間。
這是指南：
- 轉到帳戶儀表板中的會議 選項卡以設置撥入號碼和參與者代碼。與會者可以使用撥入號碼加入會議，但要加入房間，他們需要先輸入參與者代碼作為驗證。
對于長途電話，您可以創建一個本地電話號碼。在 CloudTalk 中，我們提供來自 140 多個國家/地區的本地電話號碼。因此，無論您的客戶身在何處，他們都可以以最低的成本輕松接聽電話。
- 現在您需要設置會議日期，只需一秒鐘即可完成。
- 您現在可以邀請您的團隊成員或客戶加入通話。您可以通過兩種方式執行此操作：通過共享會議鏈接或您在上一步中創建的撥入號碼。別忘了與他們分享參與者的代碼！
- 要發起電話會議，請撥打專用號碼并輸入主持人代碼。此號碼確保您是唯一可以管理和控制整個會議的人。此外，通過主持人代碼，您還可以使用以下功能：將參與者靜音、在所有與會者加入后鎖定房間以及錄制會議。
電話會議需要什么？
- 穩定的互聯網連接——雖然您可以同時使用 WiFi 和移動數據來計劃和撥打緊急電話，但使用有線 LAN 連接將獲得最佳的通話質量。
- 電話會議平臺 – 主持會議最不需要的就是 CloudTalk 這樣的軟件，它可以輕松安排與團隊成員和來賓的會議。
- 臺式機或移動設備 – 只要您有穩定的互聯網接入，兩者都應該沒問題。
- 麥克風和網絡攝像頭 –為了獲得最清晰的聲音，您需要使用外部麥克風而不是計算機或智能手機上的麥克風。
結論
電話會議是節省時間和金錢以及提高工作效率的好方法。定期的辦公室會議很可能不會完全消失。他們允許您的團隊親自聚會并建立關系。但電話會議無疑正在成為新遠程時代的未來。它帶來了自由，因為無論身在何處，您都可以參加會議。
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