雖然乍一看這似乎是一個愚蠢的目標，但對于您的團隊成員來說，了解與業務相關的溝通類型可能非常有價值。
在您的企業中，您可能會向上與經理交談，向下與下屬交談，或與同事交談。然后，在廣泛的范圍內，您還可以與客戶交談。對貴公司的每個人來說，內部和外部溝通可能并不容易，因此它可以成為一個有用的工具來教育他們如何管理這些不同的溝通方式。此外，學習溝通方式可以幫助他們更好地協助客戶進行銷售和服務。
為此，讓我們再次使用sprint規劃模型 – 這次是創建一份概述每種溝通方式的公司文件。
通信類型概述
我們將從快速概述幾種廣泛的通信類型開始。這將為將它們用作業務沖刺的一部分奠定基礎。
向上溝通（內部）
向上 是指一個人與他們的經理或公司中級別高于他們的任何人進行的交流。
這種溝通類型通常以形式為例子。他們以簡單的問候開始，比如“你好”或“早上好”。然后他們通常以“再見”或“謝謝”結束。
任何對話的正文都可能因上下文而異。但是，它可以包含從底部開始向上移動的重要信息份額。換句話說，員工與經理分享有關其部門活動的信息是適當的，這樣層次結構才能有效運作。
向下溝通（內部）
向下說話 是指經理與員工進行的交流。這與向上溝通正好相反。
這種溝通類型可能包括向上溝通的所有細節?！澳愫谩焙汀爸x謝”將繼續。但是，在許多情況下，它會尋求收集信息而不是共享信息。
希望了解部門活動的經理需要傾聽而不是分享。他們可能會問一些引導性問題，例如“你在項目 X 上的進展如何？”查詢最近優先處理的特定任務。
橫向溝通（內部）
橫向 是指處于同一業務層級的員工之間的交流。兩個入門級員工互相交談就是一個例子。部門副總裁的董事會會議是另一個。
在這些情況下，一些非正式語言可能變得司空見慣。沒有必要留下深刻印象，也沒有受到譴責的威脅。像“嘿”這樣的問候語可以代替“你好”。一句“回頭見！”可以結束對話。
在此級別傳遞的信息類型可能包括股票和查詢。經理們可能需要了解其他部門正在進行的活動，因此他們可能會為此提出引導性問題。入門級員工可以輕松地分享他們在入職活動或相似日任務方面的經驗。
與客戶的外部溝通
此處之前討論的所有通信類型都定義為內部，因為它們發生在公司內部。公司的任何人與客戶交談時，都被定義為外部交流。
與向上和向下類型的內部溝通一樣，外部溝通通常比非正式溝通更正式。
任何級別的員工都應該用正式的“你好”或“早上好”來問候客戶。然后他們會希望在整個對話過程中繼續進行相同風格的討論。
這種溝通方式類似于向下溝通，因為它也依賴于信息收集。您總是希望幫助客戶解決某種類型的問題——無論是注冊服務還是對損壞的產品進行故障排除。這需要企業方面進行大量傾聽，以便有效地解決問題。
沖刺中的溝通類型
您可以創建自己的溝通文檔作為業務沖刺的一部分。這些步驟非常簡單，任務不會超過幾周。
1.定義你的目標，自我教育
您的目標是創建一個可共享的文檔，公司的每個人都可以閱讀該文檔以了解溝通類型。
要創建該文檔，您需要了解上面列出的類型以及它們對您公司的影響方式。查看有關溝通方式的其他文獻，并查看您的業務包含的關系。
大多數企業的結構都將經理置于員工之上，并且會看到多個人擔任此類職位。不過，您的企業將有自己獨特的元素，因此最好記下溝通最少和最多的地方。
2.與部門負責人交談
與部門負責人交談是收集公司運作方式信息的一種好方法。
這些人可能不會參與他們部門的每一次討論。但如果他們是有效的管理者，他們將見證大部分發生的事情。
他們將能夠與公司的其他人分享他們的對話類型。此外，他們可以與他人分享他們所見所聞，這可以引導您與員工進行進一步的面談。
3.與員工交談
您與部門負責人的談話應該引導您與員工交談。
這些人可以為您提供有關部門如何運作以及最流行的溝通類型的相互信息。
在第 2 步和第 3 步中，您將創建一種民族志研究。雖然這對于每個部門的實際職能（或功能失調?。┛赡芎苡腥?，但主要目標是使用您在第 4 步中在這里學到的知識，您將在其中匯編適用于貴公司運營的準確信息。
4.編寫文檔
您會希望有關通信類型的文檔包含一般信息和特定信息。
特別是，從概述任何組織中的類型及其功能開始可能會有所幫助。這將使讀者熟悉該主題的大綱。
然后您可以舉出一個人如何與另一個人交談的具體例子。您可以從與經理和員工的訪談中汲取靈感來創建簡短的腳本，例如：
- 經理詢問員工項目進展情況
- 中層管理人員向 CFO 提供進度報告
- 初級銷售人員與客戶交談
完成有效的沖刺
雖然您不可能解決每一個最后的溝通情況，但您可以談談在與公司人員的訪談中揭示的一些共同主題。這將幫助公司的每個人全面了解公司的核心運作方式，并且可以教育那些不了解組織層級溝通方式具體差異的人。
您文檔的影響可能會促使公司任何級別的行為發生變化。盡管對某些人來說，與客戶交談時通常需要正式，這似乎是顯而易見的，但并不是每個人都接受過相同的個人或專業教育。
在 VirtualPBX，我們可能希望將此文檔用作新員工入職流程的一部分。我們自己關于 managing a remote team 的 KP360 帖子談到了向新員工介紹標準公司文件。這種類型的說明以及其他介紹性材料可以幫助我們更好地處理我們的 商務電話系統 的銷售讓員工做好應對客戶和監督他們工作的經理的準備。
您在此特定實例中的沖刺也可能導致未來使用此文檔作為主導的更短沖刺。您可以創建一個沖刺，目標是創建一個關于通信類型的教育電子表格?；蛘?，您可以進行民族志偽研究，向公司成員展示各個部門的工作（或不工作）情況。
無論如何，將此項目用作您的第一個沖刺應該會對您的公司產生一些積極的影響，并將幫助您更好地了解沖刺的工作方式以按時完成項目。