當客戶致電您的公司時，他們會聽到什么？一條消息說明您的工作時間并要求他們留下語音信箱？過時的等待音樂？
一些企業主將設置問候語和電話菜單視為一件苦差事，而不是他們服務或品牌推廣的關鍵部分。隨著公司的緩慢發展，電話系統通常會臨時添加等待音樂和菜單設置，并且通話體驗會演變成一種低效但可預測的東西——客戶習慣于給商店打電話并聽到標準的宣傳語在被擱置之前。
然而，隨著年輕工人和消費者進入市場，這種情況正在發生變化。根據 Software Advice 最近的報告，千禧一代對他們在致電企業時獲得的服務質量有更高的期望.他們喜歡快速高效的互動，當自動電話樹無處可去或無法按預期運行時，他們會感到沮喪。
Software Advice 對千禧一代（通常屬于 16 至 35 歲年齡段）進行了調查，了解他們與小型企業的電話互動，以確定哪些因素會產生負面或正面 對品牌的感受。由于千禧一代目前在數量上超過嬰兒潮一代（51 至 69 歲），成為美國最大的一代群體，因此通過您電話系統比以往任何時候都重要。
以下是該調查的五個主要發現，以及您可以采取的一些措施來優化您的商務電話系統。
1。設置您的去電顯示！
沒有人喜歡用他們不認識的電話號碼接聽電話。時間很寶貴，三分之一的千禧一代表示不愿意接聽陌生號碼的電話。
小型企業可以通過設置他們的撥出呼叫者 ID 來避免這種情況設置為客戶可以識別的內容。與神秘電話號碼相比，您的客戶更有可能接聽來自 Flowers by Design 的電話。
2。使用分機和智能呼叫隊列
另有 16% 的調查參與者認為，他們的電話被路由到錯誤的員工，以及被路由到信號持續占線的線路，這是他們給小型企業打電話時遇到的兩大挫折。同樣，千禧一代不喜歡浪費時間。
這是確保您電話分機設置正確的地方 所有員工，并擁有這些擴展 在高效的調用隊列中正確排序，是關鍵。呼叫處理規則中的精細設置也很重要。在將呼叫傳遞給隊列中的下一個人之前，分機將響鈴多少次？如果您的銷售經理不在且無法接聽她的電話，她的電話是否會立即轉接到她的助理？
3。觸手可及的客戶信息
千禧一代的看法受到電話體驗的負面影響，他們說最重要的問題是員工查找信息的時間太長。當客戶聯系您時，您的代理和系統檢索帳戶信息的速度有多快？
這可能與您的實際電話服務關系不大，但我們強烈建議您使用與您的 CRM 完美集成的商務電話提供商，使員工更容易訪問客戶數據。有關詳細信息，請參閱 Phone.com 服務如何與流行的 CRM 集成，例如 Salesforce、Zoho CRM、Sugar CRM 等.
4。讓您的客戶按姓名撥號
嘗試打電話給一家公司，尋找您與之達成交易或討論復雜交易歷史的銷售人員，然后您會看到一個自動電話樹，要求您提供分機號碼。哦，沮喪！
Software Advice 的調查受訪者中有 28% 將無法通過姓名聯系到員工列為導致負面電話體驗的首要問題。如果您的電話服務提供Dial-by-Name 功能。來電者輸入您員工姓名的前幾個字母即可直接與他們聯系！
5。保持這些問候的風格
與過時的術語 groovy 不同，讓您的菜單和語音信箱問候語保持新鮮、相關和有效！將近 25% 的受訪者的看法受到電話互動的積極影響，他們認為自動助理問候語的質量是最有影響力的因素。
這對企業主您意味著什么？
- 使用高效、友好的自動助理問候語很好地代表您的業務。27% 的千禧一代說自定義語音信箱問候語會產生積極的影響品牌印象。
- 確保菜單和queue 設置是最新的，并提供傳輸選項給另一個代理人或留下語音信箱。
- 利用時間表設置確保您的客戶即使下班后也有選擇。
- 設置語音郵件到電子郵件或文本通知，以便客戶得到快速響應！
讓您的品牌煥然一新
確保您的問候語引人入勝，菜單設置和來電處理規則保持最新且有效，將使您的客戶在您的業務中獲得積極的體驗。在您的電話系統上設置定期維護程序將確保您提供的消息和選項完全滿足客戶的需求。
要讓您的電話系統保持最新狀態，您遇到了哪些挑戰？您對如何簡化系統有任何疑問嗎？我們很樂意聽取您的意見。