我們現在已經進入 COVID-19 全球傳播的六個月。它造成了巨大的生命損失和大多數人前所未見的經濟變化。
為了保證員工的安全，許多企業已經調整了他們的工作方式以包括遠程辦公。我們呼吁所有感興趣的企業分享他們在家工作的成功秘訣?，F在，在對我們收到的壓倒性回應進行整理后，我們想與您分享他們的經驗。
我們希望您能從我們有幸結識的廣泛企業中找到一些智慧。
一般建議和經驗
我們的幾位受訪者談到了他們公司的經歷以及他們使用各種在線工具進行遠程訪問的方式。他們分享的故事凸顯了我們很多人在自己的工作環境中所看到的，它們標志著工作場所需要合作和社區。
充滿挑戰的聊天軟件
Robert Moses，The Corporate Con/noisseur< 的創始人/a> 闡明了大多數企業似乎面臨的問題。Moses 說，The Corporate Con/noisseur 在亞特蘭大、羅利和紐約市設有辦事處，所有辦事處的所有員工從 3 月開始都轉為在家辦公。
“最初，這種轉變對我們所有人來說都很困難，需要耐心和自上而下的理解，” Moses 說。
“最初，在大流行之前，我們的許多內部溝通都是通過集中團隊之間的面對面會議進行的，”Moses 繼續說道，并指出 Slack 溝通平臺幫助拉動了所有遠程工作人員在一起，這樣他們就可以富有成效。該公司已廣泛使用 Slack，并在與“大幅減少會議和發送的電子郵件數量”的談話中考慮了其他項目管理軟件。
Moses 稱 The Corporate Con/noisseur 由于處理了這種日常工作重組而變得更強大、更有彈性。
重新利用在線聊天軟件
Too Much Tina Marketing 還指出，Slack 已成為保持團隊聯系的重要工具。這里的獨特之處在于，聊天服務已擴展為數據存檔管道。
“我們每個人都創建了一個個性化的 Slack 轉發電子郵件地址，并將其設置為我們手機中的新聯系人，” Johnson 說。“這允許我們每個人將電子郵件、文本、URL、屏幕截圖和其他內容轉發到 Slack 中，在那里可以共享、討論、分配任務和存檔以供將來參考?！?/em>
Johnson 還指出，Too Much Tina 營銷團隊已邀請客戶參與 Slack。他們的客戶發現它對于商業事務的溝通很有用。此外，Johnson 說，Too Much Tina 的員工試圖讓 Slack 成為一個有趣和吸引人的地方，這促使客戶試用 Slack，而這些客戶最初對采用另一種軟件猶豫不決。
依賴語音和視頻
在某些情況下，企業實際上已經放棄了基于文本的聊天平臺，以保持運營順暢。Dronegenuity 創始人兼首席執行官 Dan Edmonson 的在家工作成功秘訣，包括電話呼叫和基于視頻的聊天，因為用埃德蒙森的話來說，“讓我們體驗了面對面互動的好處?！?/em>
Edmonson 指出，Dronegenuity 之前有過遠程工作的經驗，因此全體員工向遠程工作的過渡并不困難。然而，團隊成員習慣于每周在聯合辦公中心開會，這樣每個人都可以保持在正軌上。正因為如此，埃德蒙森繼續說道，“遠程工作環境要求我們的團隊專注于與面對面交流的感覺非常相似的交流方法?！?/em>
讓現實生活虛擬化
這種模擬面對面會議的體驗也發生在 Leo Young 身上，他是 Coldwell Banker 的一名房地產經紀人，他說與潛在房主的互動已經變成虛擬的。
“在可能的情況下，” Young 說，“我們開展遠程業務，例如使用虛擬展示而不是現場展示，虛擬房屋檢查而不是現場房屋檢查，和數字結賬而不是面對面的結賬?！?/em>
Young 評論說，他所在地區的所有房地產經紀人都“非常了解如何適應和減少身體互動?！?/em>
優先考慮公司文化
Sean Nguyen，Internet Advisor 的董事，告訴 VirtualPBX，創建了一個特殊的視頻聊天會話，以在不斷變化的工作文化中保持高昂的士氣。
“我覺得確保保持團隊精神是我的工作，” Nguyen 說，“所以我設置了每日‘社交’視頻通話，除了我們為工作目的而擁有的任何東西。它對我們幫助很大。這是我們專為聊天、見面、聊天、談論我們的家人等而留出的時間?！?/em>
Nguyen 指出，這種日常視頻通話有助于保持公司文化的活力。它允許 Internet Advisor 團隊以一種與工作任務無關的方式保持聯系，希望“從另一邊走出一個比我們以前更強大的團隊?！?/em>
提示、技巧和統計
其他受訪者更愿意談及他們在家工作的成功秘訣以及與他們過渡到遠程工作相關的統計數據。
保持心理健康
Autoshopinvoice 的創始人兼首席執行官 Sunny Ashley 談到了在家工作時保持平衡生活的現實。
“在家工作模糊了您的職業和個人生活之間的界限，” Ashley 說。“它不允許你的思想在工作時間和下班時間之間有一個干凈的休息時間?！?/em>
為了避免家庭和工作的混合，Ashley 建議制定可持續的時間表并在這些地方之間劃定物理界限。這可以體現在創建適合您的時間表，包括在您知道自己最擅長處理重要任務時找到“生產力最佳點”。檢查電子郵件、回復消息和其他認知密集度較低的任務可以在該區域之外保存一段時間。
無論多么簡單，都可以通過為您的工作留出空間來創建物理分區。
“將家里的一張椅子、一張桌子或一個房間專門用于工作，” Ashley 說。“您的大腦將開始養成將家具或空間與工作聯系起來的習慣。當您起床做其他事情時，會更容易適應家庭生活?！?/em>
JAM Paper & Envelope 建議通過熟悉的方式將傳統工作場所帶入家庭辦公室。
“播放一些音樂或播客，無論您在辦公室工作時通常聽什么，” Brooks 補充道。“這也是進入頂空以正常完成日常工作任務的一種非常好的方法?！?/em>
生產力跟蹤
對于某些企業而言，密切關注手頭的任務很重要。Tom Spicky 的創始人 Tom De Spickelaere 說使用 Time Doctor 軟件有助于跟蹤員工的工作效率。
“通過軟件，” Spiegelaere 報告說，“我能夠了解一些事情 – 員工在每項任務上花費了多少時間，員工是否正在訪問任何非生產性社交媒體等網站，以及員工當時是否真的在工作?！?/em>
重要的是，此活動跟蹤會帶來大量披露。
“我告訴我的員工，我們正在使用該軟件來監控他們的工作效率，”Spiegelaere 總結道。“我認為在這件事上說清楚很重要?！?/em>
Jane Flanagan，Tacuna Systems 的首席項目工程師, 也提倡使用 Time Doctor，指出可以記錄登錄和注銷時間，并且時間戳可以與特定任務相關聯。
不僅如此，Tacuna 員工還需要在整個工作周內實現短期目標。
“在家工作不應該意味著‘什么都行’，因此我們制定了有關時間、工作時間、要做的工作、溝通、行為和其他方面的規則和指南，”Flanagan 說關于 Tacuna 的結構。
一種更不干涉的方法
雖然嚴格的時間跟蹤可能在某些辦公室很有效，但并不是每個公司都適合。Car Passionate 的 Michael Lowe 說他的員工可以調整他們的時間表以適應他們自己的喜好。只有一個總體目標：必須按時完成工作。
“只要工作完成，所有員工都可以在他們想要的時候工作，” Lowe 說。“簡單。對吧？”
Lowe 指出，工作與生活的平衡一直是 Car Passionate 的重中之重。該公司轉向遠程工作帶來了保持平衡的新方法，例如通過 Zoom 召開虛擬會議、問答之夜和在線游戲比賽。
在 Car Passionate，視頻聊天有助于團隊保持聯系。Lowe 指出，電子郵件是公司溝通項目和工作量的主要方式。
善用小事
SEO 經理 Jen Penaluna 在家工作的成功秘訣之一是找到訪問重要信息的簡單方法。在 Bigfoot Digital，Penaluna 呼吁信任和透明度是成功的遠程工作氛圍的關鍵要素。
Bigfoot Digital 使用團隊協作平臺 Team Huddle，Penaluna 注意到該軟件的一個特定功能可以幫助識別任何員工的情緒。
“使用 Team Huddle 進行團隊管理的額外好處，” Penaluna 說，“每個團隊成員都可以在簽到時添加表情符號，這樣我就知道誰高興了或者誰有壓力，可以提供相應的幫助?！?/em>
表情符號的范圍從嚴肅到愚蠢。然而，他們融入遠程工作氛圍可能會看到他們的情緒識別能力以富有成效的方式發揮作用。
少即是多
如果適合您的業務，不要害怕減少溝通。此處列出的幾家公司都希望通過多種視聽平臺加強交流，但這種方式并不總是合適的。
“雖然大多數專家都說你應該多溝通，但我說要謹慎，” 人員管理人員。
Reitsma 擁有超過 10 年的業務咨詢經驗，他報告說，他的員工在他們在家創作的內容中發現了很多創意——這可能是由于公司的連接要求有限。
“如果員工的 Slack 消息一整天都充斥著不相關的消息，他們很快就會失去參與，” Reitsma 說。“我們只在絕對必要時發送 Slack 消息和進行 Zoom 視頻通話?！?/em>
挑戰您的運營模式
Tiffany Bradshaw，葡萄酒教育家兼 Boisset Wine Collection，不得不改變他們開展業務的基本方式。
“我是一名葡萄酒教育家，通過 Airbnb 體驗品酒，” Bradshaw 說。這將包括為參與者提供的葡萄酒樣品，因為他們將同時嘗試多種類型的葡萄酒，因此任何一種類型都不需要整瓶。
然而，在冠狀病毒期間需要隔離，因此無法親自品酒。布拉德肖不得不開始以虛擬方式完成品酒。
“如果人們必須提前購買大瓶葡萄酒，而不是每種葡萄酒只倒 1 盎司，這顯然要困難得多，” Bradshaw 說。不過，障礙并沒有阻止行動?，F在，Bradshaw 正在挑戰品酒過程的核心性質，使用視頻通話作為企業與客戶之間的重要紐帶。
利用市場需求
大企業并不是唯一需要遠程辦公的企業。自由職業者受到的影響同樣大，要么是在家工作而不是共享辦公空間，要么是與其他已經開始遠程工作的公司打交道。
自由作家 John Boitnott 談到在過去的幾個月里，他的個人情況并沒有太大變化。
“我認為我是幸運者之一，” Boitnott 說。“自 2013 年以來，我主要在家工作，所以對我來說變化不大?！?/em>
這段時間讓他的自由職業生涯保持穩定，并讓他與客戶保持聯系的是對書面內容的普遍需求。
“大多數公司都認識到內容對其業務的重要性，并希望保持其戰略不變。事實上，內容在搜索引擎排名和潛在客戶生成方面非常重要，很少有人能夠將其作為他們持續戰略的一部分加以限制?！?/em>
看看在您的業務市場中您可以依靠什么來幫助您穩定地開展工作。
考慮在家工作的成功秘訣
是什么幫助您的企業在這個遠程工作時代取得成功？
如果你找到了成功，那太好了。但如果還有待改進，我們希望這些企業提供的反饋能給您帶來一些思考。
如需進一步閱讀，請查看我們的 兩位 VirtualPBX 員工的個人資料，他們分享了作為幼兒母親在家工作的成功秘訣。