我們最近對企業進行了一項全國性調查，以了解辦公室電話系統的使用情況因市場而異。
我們的受訪者為我們提供了關于不同規模的企業如何使用他們的手機來支持銷售和客戶服務的寶貴見解。
這些響應都不是來自 VirtualPBX 客戶。然而，我們欽佩他們的想法，并努力在我們自己的商務電話系統中提供這些商務官員所需要的功能類型。今天的博客將重點介紹我們收到的一些關于辦公電話系統使用的回復，并對每個社區成員向我們提供的想法進行評論。
銷售電話
Ciara Hautau – Fueled
- “我們試圖讓盡可能多的人通過我們的聯系表與我們聯系。然后使用我們的電話系統跟進領導并通過我們的經驗聊天并回答他們可能提出的任何問題。我們試圖設定一個目標，通過我們的電話系統完成盡可能多的交易。我們還收到很多不想填寫聯系表的人打來的電話，詢問我們的服務以及我們如何幫助他們?？梢钥隙ǖ卣f，如果沒有我們的電話線，我們將失去大量業務?！?/li>
Sean Pour – SellMax
- “作為一家公司，我們的目標是在整個美國購買二手車，因此客戶撥打我們的電話號碼希望獲得出售二手車的報價。我們的目標是能夠處理盡可能多的入站呼叫，因此擁有一個可以擴展和在員工之間均勻分配呼叫的系統對我們公司的發展至關重要。我們希望等待時間盡可能短，并盡快找到現場工作人員?！?/li>
Ryder Meehan – Upgrow
- “我們幾乎完全使用公司的電話系統來處理呼入電話。當潛在客戶打來電話時，重要的是我們要有 100% 的覆蓋率，這樣我們的團隊才能快速接聽電話。我們的目標是在 15 秒內接聽所有來電，因此我們有一個循環系統，可以轉移給銷售代表?！?/li>
Lisamarie Monaco – PinnacleQuote/強>
- “作為一家公司，我的目標是撥打所有電話。我每天的目標只是每天至少獲得兩次銷售。每個客戶都是不同的。在人壽保險行業，沒有“一刀切”。每個客戶都有不同的健康問題、不同的藥物、年齡等，因此在大多數情況下，這不是一個 10 分鐘的電話?？赡苄枰?1 小時或更長時間?！?/li>
Ian Wright – BusinessFibre.co.uk
- “我們針對入站銷售設定的主要目標 (KPI) 是必須在 2 分鐘內接聽所有電話（通常更快，通常在第二個響鈴時接聽）。任何比這更長的時間，我們都可能會失去銷售。我們發現，就帳戶規模和購買意愿而言，打電話的人幾乎總是最好的客戶。但是，他們也很不耐煩，所以如果您不及時接聽電話，您將無法完成銷售?！?/li>
Tony Arevalo – CarSurance
- “銷售人員大多會打電話出去，而且在打電話的時間方面沒有任何限制。他們會打電話給大多數現有客戶以獲得新訂單，并接聽經過客戶支持過濾的電話。這讓銷售團隊能夠專注于最有利可圖的客戶和有前途的潛在客戶?！?/li>
我們的想法
雖然 Lisamarie Monaco 在他們的回應中談到了人壽保險行業，但該行業“沒有‘放之四海皆準’”的說法對于整個銷售部門的電話使用來說是正確的。
我們的受訪者評論說，接聽電話的速度很重要。盡管如此，他們還承認，完成大量通話有時可能會讓通話時長退居二線——如果通話時長意味著在一次會話中達成銷售的話。
如果有一個主要從這些要點來看，客戶對企業辦公電話系統的使用有很大的控制權。正如 Ian Wright 指出的那樣，在滿足客戶需求和及時提供之間需要取得平衡。
VirtualPBX 使用Automated Attendant 和 Ring Groups。這些工具可幫助您的自動化系統過濾來電，以便銷售團隊快速接聽電話。此外，在對外銷售方面，語音信箱可以支持推銷電話，幫助賣家與聯系人保持聯系他們很想回你的電話，卻在你不在的時候想念你。
客戶服務
Rodney Yo – 最佳在線交通學校
- “我們的目標是盡可能提供最好的客戶支持，即使這意味著在電話上花費的時間超過必要的時間。作為一家小型在線企業，我們依靠口耳相傳和在線評論來找到我們的企業。這一策略取得了成效，因為人們總是在他們的評論中提到我們出色的客戶服務，這也為我們的產品增加了價值?！?/li>
Lisa Chu – Black n Bianco
- “我們專注于童裝，收到了很多關于版型和款式的問題。擁有可靠的電話線對我們開展業務至關重要。我們的目標是盡可能快速高效地為我們的客戶提供答案。我們盡量將每位客戶的通話時間控制在五分鐘以內。我們的電話線也需要清晰可靠，因為如果我們因連接不良或聲音不佳而不得不不斷重復自己的話，這會降低我們的工作效率，并且我們無法實現每位客戶五分鐘的目標。每個企業都是不同的，但擁有出色的電話服務是我們成功的關鍵因素之一?！?/li>
Jared Weitz – United Capital Source
- “我們組織內的電話使用率很高，并且非常注重與客戶的溝通。我們的目標是始終有人可以隨時與客戶或領導交談。我們超越了電話，能夠在下班后和需要時通過短信輕松快速地與客戶溝通。在與企業財務打交道時隨時待命，有助于極大地讓人們感到安心和放心，他們可以隨時獲得所需的支持?！?/li>
我們的想法
我們在這里看到最突出的是我們的受訪者對辦公電話系統使用的可靠性和可訪問性的重視。憑借我們自己的 24/7 全天候客戶服務，我們非常認同 Jared Weitz 的評論，即“隨時可用……隨時”讓客戶感到輕松自在。他們知道，當出現問題時，溝通渠道將始終暢通。
同樣，就像 Rodney Yo 指出的那樣，客戶服務通常意味著“在電話上花費的時間超過必要的時間”。解決問題所必需的并不總是為客戶提供所需的一切幫助所必需的，包括讓他們安心。Yo 和 Weitz 的評論是齊頭并進的，因為他們意識到盡快打電話并不總是答案。
VirtualPBX 電話系統通過讓上述振鈴組跟蹤繁忙線路并將傳入呼叫相應地路由到可用的個人來注意到這一現實。此外，我們的系統儀表板包括實時呼叫監控功能，允許管理員隨時了解忙碌和可用的用戶。管理員可以在高峰時段和客戶服務部門使用額外時間協助客戶時接聽來電者。
然而，我們也對 Lisa Chu 的觀點產生了共鳴，即在處理大量通話時，將通話時間控制在五分鐘以內是必不可少的。我們通過安全的服務器和 99.999% 的正常運行時間幫助企業與客戶保持聯系，這樣他們的電話線將清晰可靠。
致謝
我們要感謝所有參與我們調查的受訪者。不僅僅是來自 VirtualPBX 團隊內部的想法幫助創建了我們今天擁有的系統以及我們的產品中顯示的功能路線圖；推動通信市場發展的是我們的客戶和社區的偏好。
顯然，我們和其他提供商在許多公司的日常運營中發揮著關鍵作用。我們很高興提供能夠滿足這些需求的產品，讓企業能夠為自己的客戶提供優質的產品和服務。