溝通在商業中必不可少。當您從事接待個人客戶的工作時尤其如此。
無論您從事何種類型的工作，您的客戶都會有一定的期望，您需要滿足這些期望。如果您無法與他們進行有效溝通，您可能會完全錯過目標，要么必須重做您的工作，要么完全失去客戶。
最大的問題是，與客戶保持聯系的最佳方式是什么？一些純粹主義者認為，久經考驗的電話仍然是迄今為止最好的選擇，而其他人則堅持認為電子郵件已經搶走了電話的寶座。一個真的比另一個更好嗎？
讓我們比較兩者并找出答案。
電話溝通的好處
通過電話與客戶交談有幾個好處。
- 電話通訊是即時的，因此您不必等到客戶檢查他們的電子郵件時才回復您。
- 因為你們倆都能聽到音調變化和其他聲音提示，所以您不必擔心語言和上下文的微妙之處會丟失，而書面交流有時會發生這種情況。
- 通過電話交談還有一種個人風格，這是大多數其他聯系方式難以復制的。
- 來回對話還可以幫助提出否則可能會忘記的主題，這個過程比電子郵件花費的時間要長得多。
電話的缺點
- 不幸的是，并不是每個人都喜歡通過電話交談。
- 安排電話通話也可能很困難，尤其是在工作日期間，您的客戶可能有自己的工作或其他事情很忙。
- 有效的電話交談也依賴于良好的連接，如果您或您的客戶的服務質量差或固定電話連接維護不善，則可能會受到阻礙。
- 對于有聽力障礙或其他殘疾的客戶來說，電話交談也可能很困難。
電子郵件通信的好處
- 雖然電子郵件曾經被認為是一種新奇事物，但它現在已成為一種主要的交流方式。
- 電子郵件遞送幾乎是即時的，許多人可以通過智能手機、平板電腦或其他設備隨時隨地查看電子郵件。
- 您可以通過電子郵件輕松發送合同、照片或其他數字附件，這是電話交談無法做到的。
- 電子郵件還會準確記錄雙方的談話內容，讓您和您的客戶在需要時輕松回顧具體細節。
電子郵件的缺點
- 雖然訪問電子郵件很普遍，但并不是每個人都可以隨時訪問他們的電子郵件。
- 有些人每天只查看一到兩次電子郵件，因此在客戶就您提出的問題或您發送的計劃回復您之前可能會有很長的延遲。
- 電子郵件有時也會被過濾成垃圾郵件，這確實會影響您與客戶的溝通；對于包含垃圾郵件中經常使用的附件或關鍵字的早期電子郵件尤其如此。
- 雖然您的電子郵件是合法的，但激進的垃圾郵件過濾器可能不知道這一點，并且很可能將您的電子郵件視為另一件數字垃圾。
- 還有一個事實是，相對于在過去二十年中占據主導地位的“新”電子郵件通信趨勢，更多老式客戶可能更喜歡其他通信方式。
關于發短信的注意事項
有些人開始將短信視為介于電子郵件和電話交談之間的愉快媒介，將使用電話的即時訪問與電子郵件傳達的基于文本的優勢結合起來。
文本比電子郵件更容易被快速檢查，并且它們仍然允許您添加各種類型的附件以供客戶查看。在這樣做之前，您應該始終確定您可以給客戶發短信，但是，因為許多人仍然認為出于商業目的發短信有點失禮。此外，發短信被認為是隨意且相對私密的，因此未經允許就給客戶發短信會讓你顯得不專業，甚至會讓一些人不高興。
哪個更好？
最終，更好的選擇取決于您、您的客戶以及您想要傳達給該客戶或聯系人的確切內容。
電話交談和電子郵件交談都有明顯的優勢，但每種交流方式也有其自身的缺點。最后，這真的取決于您和您的客戶。選擇最適合您和您的客戶最滿意的方式，您會發現無論您的選擇是什么，恰好是最適合您的選擇。