很多人害怕哈當他們打電話給某人時，他們會留下電話留言。
即使您確切地知道自己的通話內容，但必須即時將所有內容濃縮成一條短消息也會讓人傷腦筋。想一想……有多少次您留言后才發現自己忘記了重要的事情？
了解如何構建良好的電話留言可以對此有所幫助。您可以查看消息結構的各個點并根據需要填寫信息，而不是爭先恐后地涵蓋您需要說的所有內容。
下次您需要留言時，請確保涵蓋以下所有要點：
你的名字
留下電話留言時，您需要做的第一件事就是介紹自己的名字。
根據您給誰打電話以及他們每天接到多少電話，他們可能會或可能不會識別您的聲音。如果你不留下你的名字，那么他們可能不知道你是誰。他們可能會錯過您消息的其他細節，并且他們會專注于試圖弄清楚您是誰，而不是傾聽您想要的內容。
收件人姓名
表明身份后，請務必提及您正在打電話給誰。
即使您可能認為這應該是顯而易見的，但在業務環境中多人共用一條線路的情況并不少見。即使您有聯系人的直接分機并且沒有其他人與他們共用線路，識別您的呼叫對象也有助于防止因意外誤撥或其他電話相關問題而造成混淆。
你在回電話嗎？
當您透露您要打電話給的人時，如果您要回電話，請務必提及。
這將有助于喚起他們的記憶，并讓他們有機會在嘗試再次與您取得聯系之前查看他們給您打電話的內容。如果您不回電話，則此時沒有理由對此發表任何評論。
通話原因
他們知道你是誰，也知道你給誰打電話，所以現在是時候透露你打電話的原因了。
盡可能將其分解為最簡潔的解釋，并確保您說話緩慢而清晰。你不必涵蓋你想表達的每一點，但一定要包括你今天打電話的最重要的原因。其他所有內容都可以在您真正聯系到您現在要呼叫的人后填寫。
電話號碼
在您留言后，請務必附上您的電話號碼，以便您呼叫的人在收到留言后能夠與您聯系。
關于你的理由，一定要說得慢而清楚。如果你匆忙或含糊不清，而你打電話的人聽不懂你的話，他們就很難回你的電話。如果您有備用電話號碼（例如手機），如果他們無法通過您的主要號碼聯系到您，您希望他們嘗試使用，請說明這是備用電話號碼并一并提供。
可用性
根據您的日程安排或來電的原因，可能只有特定的時間段您可以接受關于該主題的回電。
如果是這種情況，請說明您只會在特定時間（例如直到您的工作日結束）有空，并留下您有空的時間。還要通知此人您何時有空（例如明天您上班時），以便他們在錯過您的初始可用時段時可以重試。
其他相關信息
如果您還有其他任何未涵蓋的內容，請隨時在消息末尾添加。
這可以是一句愉快的話（“我期待您的回音”）、警告（“此優惠只提供三天，所以時間很重要”）或您需要的任何其他信息傳達。完成所有內容后，您就可以收拾東西并掛斷電話。