您是否曾經收到過讓您對這家公司敬而遠之的客戶服務電子郵件？你會想，“好吧，那太糟糕了?！睙o論電子郵件沒有解決您的問題，聽起來太正式或太隨意，或者看起來像是公司機器人寫的，都行不通。這正是您不想寫的那種客戶服務電子郵件。遵循電子郵件中的這些提示，您將擁有最滿意的客戶。
注意你的語言
客戶服務電子郵件中的語言應該有用且專業，但不要過于正式。您采用的正式程度取決于您的客戶。像對待人一樣對待他們，而不是古板的官僚。嘿，如果他們是古板的官僚，用你能想到的所有花哨的、十美元的詞來打擊他們。最好的經驗法則是模仿他們在初始電子郵件中使用的語言。如果您以他們與您交談的方式與他們交談，您將更容易與他們產生共鳴。它將簡化溝通，以便您可以更好地解決他們遇到的任何問題。
強化您的策略
您可以使用各種不同的策略為您的特定客戶制作最好的電子郵件。如果您還沒有嘗試過其中的一些想法，您將像真正的專業人士一樣發送客戶服務電子郵件：
- 自動回復：一旦您收到工單，請讓您的客戶知道您已收到他們的電子郵件或聊天消息，并且您正在處理。承認他們的問題或抱怨有助于減輕他們對正在經歷的一切的焦慮。自動回復會給你帶來一些善意——以及更多時間來解決他們的問題。一些自動回復承諾在特定時間范圍內提供更個性化的回復，這對客戶來說可能很好——但只有你能信守諾言！
- 回應投訴：即使客戶通過電子郵件告訴您您的產品或服務很糟糕，也要禮貌地回應。告訴他們您很抱歉給他們帶來了糟糕的體驗，并詢問他們出了什么問題。他們給您的任何反饋都將幫助您了解如何在未來解決這些問題。
- 解決后跟進：向您的客戶發送他們問題的解決方案并不意味著您的工作已經完成。跟進他們以確保它對他們有用。讓您的客戶知道您很樂意為他們提供幫助，如果他們有任何其他問題，您只需發送一封電子郵件即可。
- 玩得開心：時不時地開個輕松的笑話，對與客戶保持良好關系大有裨益。仔細想想你的客戶會喜歡什么樣的幽默，然后接受。當然，如果他們根本不喜歡開玩笑，最好遠離幽默。但是還有其他方法可以讓它保持輕盈。發揮您的創造力，發揮您自己的個性優勢，您將找到讓每封電子郵件都取悅客戶的方法。一個有趣的笑話或“周末愉快！”的最佳場所在電子郵件的末尾。您想給他們留下快樂的感覺。
- 個性化：客戶服務電子郵件中的任何個性化都會大大讓他們覺得自己是在與人而不是機器人交談。使用他們的姓名和您可能提供的任何其他（適當的）個人信息，讓您的客戶知道您是為他們而來的。嘗試與您的客戶建立聯系并同情他們。認識到他們正在經歷的一切都不是很好，這會讓他們覺得您是在與他們交談，而不是對著他們說話。
為工作使用正確的工具
有多種電子郵件工具可幫助您管理客戶服務電子郵件工作流程。以下是一些最好的：
- 團隊收件箱：共享收件箱是管理收到的客戶服務電子郵件的好方法。讓每個人都登錄到一個電子郵件帳戶可能會很快變得混亂。共享團隊收件箱可以解決大部分（如果不是全部）由共享帳戶引起的問題。
- 社交支持：許多客戶遇到問題時的第一反應是直接求助于社交媒體并在您的公司頁面上公開發布。許多網絡工具提供社交媒體集成，可以將這些投訴直接發送到您的個人或團隊收件箱。然后，您可以從一個集中的位置記下回復。
- 票務系統：沒有票務系統的客戶服務部門是不完整的。管理人員需要一種有效且有用的方式將工單分配給客戶服務代表。這應該是決定使用哪種票務系統的主要因素。
市場上每種工具都有很多替代品。進行研究以確定哪種解決方案最能滿足您個人客戶服務部門的需求。然后，您可以前所未有地幫助您的客戶。
您有更多客戶服務問題嗎？立即聯系 ROI Solutions 或安排免費、無義務的客戶服務咨詢。