來自電信行業的報告顯示，大約 60% 的電話最終進入語音信箱。根據其他研究人員的說法，它甚至可能是 75%。然而，語音郵件在商業世界中是一個被過度低估的功能，這從根本上降低了它的可信度。紐約時報聲稱 30% 的語音郵件錄音是在 3 天或更晚之后才被聽到的。這可能是多達 80% 的呼叫者不相信他們的消息被注意到的原因。
您可能需要重新考慮這種方法。語音信箱是一種方便的工具，可讓客戶與您互動，即使他們在指定時間無法聯系到您。不過，為了鼓勵客戶給您留言，您首先應該吸引他們的注意力，制作令人印象深刻的專業電話問候語，這樣沒人會放棄。
為什么語音信箱問候語對企業很重要？
根據 Nectafy 的數據，88% 的人正在搜索給定的本地企業將在 24 小時內致電或訪問辦公室。但是，如果您的公司除了忙音信號之外沒有其他可提供的，那么呼叫者很可能會掛斷電話并尋找另一家公司。一個讓他/她有機會表達他/她的需求的人。您剛剛失去了一位潛在客戶。
顯然，您無法立即接聽所有電話。為此，您需要準備好專業的商務電話問候語。
優質語音信箱問候語如何幫助您打造品牌的 4 種關鍵方式
#1 這表明您關心：引人入勝的語音信箱問候語表明來電者的詢問對您很重要。您目前正忙于處理另一個電話。保證客戶會盡快收到您的來信，這會讓他們有動力堅持您的業務。
#2 它節省了客戶的時間： 在數字時代，人們認為通過消息進行交流更合適，因為他們需要快速進行交流。通過量身定制的語音信箱問候語，您讓他們知道他們有機會告知您他們的詢問，而無需排隊等候或多次致電。
#3 它確保準確性：語音信箱保證每個案例都由有能力的人處理，無需多次重復同一問題。語音郵件消息還可以降低誤解的可能性，并讓座席做好后續跟進的準備。適當而及時的回電在加強業務關系方面創造奇跡。
您可以考慮使用我們的自動回撥等功能來顯著降低呼叫放棄率。
#4 它有助于管理未接來電：語音郵件讓您知道哪些情況真正緊急，需要立即處理，哪些情況可以稍等?？紤]到留下語音郵件的客戶或潛在客戶已經對您的服務表現出更深的興趣。您首先關注它們可能更有利可圖。
專業電話問候語中應包含的內容
語音信箱問候語有一個基本結構，應該包含什么內容。遵循它可能是您定制完美消息的基礎：
- 最初的問候
- 您的姓名和您的公司名稱
- 對您的不在表示歉意并簡要解釋
- 預計時間您可以回復來電者
- 請求來電者身份以及他/她原因與您聯系
- 另一種聯系方式以防情況非常緊急，例如電子郵件
- 號召性用語，例如“發出信號后留言”
- 感謝來電者花時間留言
專業提示：如果您的來電者位于不同的時區，請確保包括您的營業時間和時區，以便您準確溝通并明確設定預期。
電話問候最佳做法
您需要牢記高質量商務電話問候語的幾個特點。
- 原創：“您的來電對我們很重要”等一些短語已被多次使用，已不再給來電者留下良好印象。保持問候原樣。你甚至可以大膽地使用幽默。下面，我們將展示這種方法的具體示例。
- 讓耳朵舒服：確保錄音期間沒有背景噪音。這會使語音信箱問候語難以理解。此外，讓您的問候語易于聆聽且個性化。說話清楚而緩慢。不要太機械化。
- 保持簡潔高效：不要忘記語音郵件的一個目的也是為了節省客戶的時間。避免用所有不相關的絨毛錄制 2 分鐘長的問候語。保持簡短，切中要害。建議的長度最多為 24 到 30 秒，否則呼叫者可能會在您的消息中間掛斷。
- 要開朗：在錄制電話問候語時微笑。這聽起來可能很愚蠢，但當您微笑時，聽眾會聽出您樂觀、開放和友好。
專業提示：如果需要，您可以使用專業配音演員來確保問候語的質量。
5 個典型的商務電話問候語示例
如今，適用于所有情況的通用語音信箱問候語往往無法解決問題。如果您希望您的公司被視為值得信賴，您必須準備適合您的業務和當前情況的個性化問候語。
準備幾個具體的問候語可能聽起來很費時，但最終會有回報。它不僅可以提高您的客戶滿意度，還可以提高您的利潤。
您可以在下方找到最常見情況下的語音信箱問候語示例。
專業提示：請記住，此處的默認腳本可讓您全面了解問題。不建議使用其中之一作為您公司的正式問候語，因為它們與您的品牌聲音不符。
#1 標準企業語音郵件消息
這是您在工作時播放的問候語，但目前由于任何原因無法使用。例如，您正在參加一個會議。您可以保持更長的時間，但仍保持建議的最長 30 秒的速度。
- 示例：“您好，您已聯系 的客戶支持。我們現在無法接聽您的電話。請留下您的姓名、聯系方式和聯系原因。我們的一名團隊成員將盡快與您聯系。您也可以訪問我們的網站[公司網站 URL] 以獲得更多選擇。感謝您與我們聯系?！?/em>
#2 保留個性化語音郵件消息
這就是客戶在排隊時聽到的，因為您的所有代理都是目前正在處理另一個案件?？蛻艨梢栽陉犃兄械却蛄⒓戳粝抡Z音郵件。
- 示例： “尊敬的來電者，我們所有的代理目前都很忙。請保持在線，代理會盡快接聽您的電話。您還可以選擇一個選項來留言。感謝您的耐心等待?！?/em>
#3 外出語音郵件消息
如果您的團隊不在，我們建議為這些目的定制特定的消息。如果您想讓客戶知道您的辦公室可用，這將特別有用在特定的營業時間內。這樣，您就可以設定客戶何時可以聯系到您或他們何時可以聯系到您的期望。
- 示例：“您好，您已到達 。我們目前不可用。我們的標準營業時間是周一至周五上午 9 點至下午 5 點。您可以訪問我們的網站以獲取相關信息。如果您想給我們留言，請在提示音后提供您的姓名、電話號碼和來電原因。謝謝?！?/em>
#4 假日語音郵件消息
公司通常節假日不工作，例如圣誕節。您需要在回來時通知客戶。這種問候語也可以更非正式一些，因為假期是一年中的歡樂時光。
- 示例： “您好，<公司名稱/團隊名稱> 直到 [日期]。當我們返回時，我們會確保立即給您回電。如果您的請求很緊急，請給我們發送電子郵件至 [公司電子郵件地址]。謝謝你。祝你有個愉快的假期?！?/em>
#5 有趣的語音郵件消息
當我們進行非正式談話時，您可以嘗試在您的消息中使用幽默。這種方法對于保持客戶的注意力非常有效，因為他們通常會被逗樂并且想聽聽您的目標。
但是，請評估這種電話問候語是否適合您的品牌形象。它可能適用于創意產業，但可能不適用于嚴格的專業產業，例如金融。
- 示例： “嗨，您已聯系到 <公司名稱> 的 <您的姓名>。我們正忙于通過<添加貴公司最擅長的>來拯救世界。如果您想詳細了解我們的工作方式，請留下您的姓名和電話號碼，我們會在任務完成后盡快回復您。這應該很快。謝謝！”
- “你好！您在 收到了 的語音信箱。留下您的姓名、聯系信息，以及“先有雞還是先有蛋？”這個永恒問題的答案。任何答對的人都會收到回電。謝謝?！?/em>
電話問候禁忌示例
現在，當您從一些構造良好的消息問候語中獲得啟發時，讓我們看看一些不可行的地方，并集思廣益，看看可以改進的地方。
示例 1
“你好，我是<你的名字>。給我留言?！?/em>
為什么錯了？
除您的姓名外，此消息未提供任何相關信息?？蛻舨恢滥枰麄兏M什么，也不知道您何時或是否可以回復他們。
它也可能聽起來很粗魯。這樣，客戶會認為您不夠關心，無法提供更多細節。
示例 2
“嗨，你已經到了 的辦公桌。由于<個人原因>，我現在不在辦公室，至少一周內無法上班。如果出現緊急情況，您可以通過 <家庭或個人手機地址> 與我聯系，或者撥打我的助手 的 。再一次，我很抱歉我錯過了你的電話。在提示音后留言，我會盡快或在我從<個人原因>回來后回復您?！?/em>
為什么錯了？
與上一條相比，這條消息包含太多信息。盡管您可能想分享它，但如果是個人原因，客戶不一定需要知道您缺席的確切原因。此外，嘗試構建更短、更連貫的句子并且不要重復自己。雖然道歉很重要，但沒有必要道歉兩次。
此消息的另一個問題是，盡管它包含很多信息，但并沒有說太多?！爸辽僖恢堋边@樣的短語沒有任何價值。分享一個準確的日期，或者如果您不確定，最好不要分享l。只需提及您會盡快回電并在非常緊急的情況下提供聯系方式就足夠了。
測試您的語音信箱問候語
您可以確信自己剛剛制作了最好的語音問候語，足以打動客戶。然而，作者往往傾向于忽略自己的錯誤。最好先排練錄音幾次，或者讓您的同事給您“第二只眼睛”。
然后，錄制好后，先自己聽一下問候語，然后再讓客戶聽到。從個人電話撥打該號碼，然后等待，直到您被重定向到語音信箱或選擇留言。然后，在您的工作呼叫系統中，仔細檢查是否一切正常。消息可用嗎？
在接下來的步驟中，查看您的通話統計信息。在那里，您可能會看到客戶如何與您的通話互動。例如，有多少用戶聽到您的語音郵件以及他們如何回復。他們經常掛斷電話嗎？如果是這樣，您需要集思廣益，可能是什么原因。您還可以A/B 測試您的問候語以找出哪些有效，哪些無效。
客戶不與您的語音信箱互動的原因之一也可能是背景噪音或低音質。需要測試等待音樂是否正常播放。如果背景音軌質量差，呼叫者更有可能放棄通話。
除了音頻之外，還要測試內容如何為您的客戶服務。如果他們經常沒有留下您需要的所有信息，則您的消息中可能缺少某些內容?？紤]如何提高效率。
還有一種可能您的商務電話問候語已過時。確保它反映了您當前的情況。例如，如果您的消息說您的團隊在圣誕節后一個月放假，客戶可能會認為您不專業和粗心?；蛘?，也許您的工作時間發生了變化，盡管您的語音信箱問候語說您在特定時間有空，但實際上您早已離開。
請務必定期刷新您的內容。
使用虛擬電話系統設置商務電話問候語
如果您正在為語音信箱問候語而苦惱，不用擔心。如今，您可以依靠虛擬呼叫中心軟件 – 如 CloudTalk -助你一臂之力。借助一些您在使用固定電話時無法獲得的便捷工具和功能，它可以讓您和您的客戶支持團隊的工作變得更加輕松。
使用虛擬電話系統，您可以：
- 根據您的需要設置特定的組，并將來電分組（呼叫重定向）。因此，呼叫者將被重定向到合適的代理來解決他們的問題。
- 在應用內設置您的營業時間。您還可以安排將所有下班后打來的電話和消息重定向到給定的號碼。
- 記錄所有通話，以便日后進行分析。
通過使用 Cloudtalk 等工具，您還可以根據需要設置任意數量的自定義專業商務電話問候語，并安排播放每個問候語的時間。
除了上面提到的那些，虛擬電話系統還允許您準備各種其他類型的消息，例如：
- 歡迎問候語 – 客戶在呼叫呼叫??中心時會聽到的標準語音消息問候語。
- 交互式語音響應 – 一個易于使用的菜單，可為呼叫者提供相關信息或幫助他們為給定問題選擇合適的代理人/部門。
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