如果您正處于靜修會的規劃階段，您就會知道處理活動周圍的所有后勤障礙就像是一場十項全能比賽——尤其是當您要組織一次靜修會時，人們會從多個城市飛來。
去年，我們為 34 名員工組織了一次務虛會。從那時起，我們的 100% 遠程團隊規模幾乎增加了兩倍，因此我們知道規劃今年的務虛會更具挑戰性。隨著團隊規模的擴大，圍繞規劃國際務虛會的后勤工作也在不斷擴大。
如果您處于相同的位置，我們認為我們會讓您了解我們從計劃今年的旅行中獲得的經驗教訓。
我們在 2022 年 9 月舉行公司務虛會之前很久就開始計劃了。我們的辦公室經理 Tiffany Olsen 和我于 2021 年 12 月開始了這個過程，與領導團隊聊天以獲得關于最后一次務虛會和可能地點的反饋。OpenPhone 的聯合創始人 Mahyar Raissi 與我們分享說，這次務虛會是我們第一次見到我們不斷壯大的團隊中的大多數人，并真正建立了這種聯系，這樣我們就可以一起做偉大的事情。
十個月似乎是計劃撤退的時間，但我們最終需要那段時間的每一分鐘。我們很快就會詳細介紹決策制定的細節，但就目前而言，時機是這樣確定的：
如果您計劃自己的公司務虛會，我建議您盡早開始，因為不可避免地會出現影響您計劃的問題。在我們的案例中，發生了兩個重大事件，這在一定程度上延長了我們的時間表：
如果我們不得不回去做任何不同的事情，對我來說最大的教訓是與團隊更好地溝通潛在的簽證要求，這取決于他們來自哪個國家/地區。例如，一些航班在美國有中轉站，可能需要過境簽證。
雖然有更多時間來計劃這些事情會有所幫助，但我們仍然能夠為超過 66 名員工策劃和執行一次成功的務虛會。
在確定撤退的“地點”和“時間”時，我們首先與領導層集思廣益。
選擇地點似乎是一個歸結為價格和便利性的決定。但是，在為全球團隊計劃旅行時，您需要牢記許多因素。我們查看了：
一旦我們將選擇范圍縮小到三個國家/地區，我們就向整個公司公開了決策權，允許員工投票選出他們的首選目的地。
根據我們與領導層的交談，我們可以選擇撤退到葡萄牙、巴西和希臘。3 月下旬，我們在全公司范圍內發送了一份 Google 表單調查，讓員工選擇他們最喜歡的靜修地點和首選靜修日期。
不幸的是，就在我們發出調查問卷幾天后，由于圍繞烏克蘭沖突的不確定性越來越大，我們決定應該包括更多的非歐洲選項。我們向員工發出了第二次調查，這次增加了墨西哥和多米尼加共和國的選項。
投票結束后，墨西哥在 9 月成為明顯的贏家——這意味著我們可以開始規劃更精細的細節。
一旦我們知道我們將訪問墨西哥，我們就聯系了目的地管理公司 (DMC) Destination Mexico。作為當地組織，他們能夠幫助我們在墨西哥規劃、尋找和預訂服務。他們還與全國各地的當地交通、活動公司和酒店建立了有益的聯系。
DMC 使用幾種不同的定價結構。有些會收取每人的機場接送和短途旅行費用。有些會在每次活動中收取固定費用。其他人會簡單地加上供應商給他們的總成本的一定百分比。
在我們的案例中，與 Destination Mexico 合作沒有任何額外費用。Destination Mexico 很早就為我們安排了一位敬業的工作人員，他幫助我們免費預訂當地交通、酒店房間和短途旅行。我們還能夠將團隊贓物運送到他們的辦公室，以便在撤退之前舉行，而不必使用度假村，這使我們免于支付任何舉行費用。
在整個規劃過程中，與 Destination Mexico DMC 的合作被證明是天賜之物。他們的響應時間和支持水平自始至終都令人驚嘆。DMC 的一名工作人員甚至加入了我們的靜修會，以確保一切順利進行。
本來，我們打算在圖盧姆尋找度假村。然而，墨西哥旅游局警告我們，該市正在進行重大建設，這將嚴重影響交通和我們的日程安排。因此，我們開始在里維埃拉瑪雅尋找度假村。
我們研究的一些標準包括：
當您協調一大群人的旅行時，您需要牢記大量細節。當過程中出現新的問題和要求時，我將它們記下來。
這些可以是我可以用于任何未來務虛會的清單（不客氣，未來的 Rossel）。
在聯系了幾家酒店后，我們找到了Paradisus Playadel Carmen 完全符合我們的需求。預訂我們的酒店并了解我們的最終住宿費用也意味著我們可以開始最終確定我們的預算。
我們在開始預算規劃時，根據去年在圣地亞哥的度假勝地大致了解了我們預計為今年的旅行支付多少費用?？紤]到去年的費用和 111 人參加我們的 Playa del Carmen 靜修會（包括 66 名 OpenPholks 和 46 名已回復的家庭成員），我們設定了 160,000 美元的初始目標。
最后，我們的成本增加了一點。有幾個原因：
最后，我們為為期 7 天的靜修支付了近 250,000 美元。其中包括：
當您大規模組織旅行時，每人節省的小額費用會很快累積起來。我們知道有一些機會可以減少預算。
為了去年在圣地亞哥的靜修，我們分別預訂了酒店、餐廳、多次短途旅行和班車。對于一個 34 人的團隊來說，這是可行的。有 66 名員工響應了今年的務虛會，但是，我們預訂的每個單獨項目都顯著增加了我們的預算。
考慮到這一點，我們決定選擇全包式酒店。這意味著所有飲料和餐點都包括在內。我們不需要擔心將我們的團隊送到其他地方吃晚飯。這大大減少了我們的用餐、飲料和交通費用。
最初，我們計劃讓團隊成員從六個單點菜單中選擇兩個短途旅行。
但是，這種方法顯著推高了我們的預計成本，因為它需要我們預訂多次短途旅行，每次旅行都有自己的交通工具。
最后，我們決定舉辦一次史詩般的奇琴伊察一日游和一個天然井，這大大降低了我們的成本。我們還確保在行程中留出充足的空閑時間，以便團隊或個人可以根據需要組織自己的活動。
我們使用 Brex 作為我們的支出管理公司。我們有超過 100 萬的 Brex 積分——我們立即用它來預訂團隊成員的航班。
使用我們的 Brex 積分幫助我們顯著降低了機票費用。遷移到 Ramp 后，我們將賺取現金返還，我們可以在明年進行再投資。
我們預算的最后一個項目是組織一個制作團隊來拍攝撤退。
我們在最后一次撤退時這樣做了，結果非常好。攝影師和攝像團隊捕捉了我們團隊中發生的幾個真實、有機的時刻，擁有這些鏡頭對招聘和雇用非常有幫助。
與其試圖向候選人描述 OpenPhone 的文化是什么樣的，我可以向他們發送以前務虛會的視頻：
對于這次旅行，我們最初考慮在墨西哥聘請當地的攝影師和攝像師，但最終會花費我們超過 10,000 美元。
最后，我們最終聯系了我們為去年的務虛會聘請的攝影師，讓他和我們一起去墨西哥。他拍下了每個人的頭像，并在整個旅程中拍了很多很棒的照片。我們的內部視頻主管和社交團隊也在整個靜修過程中進行拍攝，以幫助我們降低成本并捕捉靜修中所有難忘的時刻。
當然，許多組織公司務虛會的公司不會像我們那樣選擇使用攝影師或需要額外的 AV 支持?？偠灾?，如果我們排除這些成本，我們的總成本將接近 230,000 美元 — 每人總成本為 2,072 美元。
根據 Mahyar 和領導團隊的其他成員對這次旅行的愿景，我們希望確保這次靜修會變得精簡、輕松，并為所有相關人員實現工作和娛樂的完美平衡。
預訂團隊成員往返墨西哥的航班占用了我們很大一部分時間。只有我們兩個人在做，我們努力平衡便利性和成本。
下次，我們將讓整個團隊幫助完成這項任務或將其外包給外部公司。
我們提前為每個人配備了 Ramp 的虛擬公司卡，并預先批準了 200 美元的旅行預算。這包括往返當地機場的旅行以及旅行期間的膳食。
Destination Mexico 在我們的抵達和離開日期組織了幾次坎昆機場和我們酒店之間的班車。當 OpenPholks 到達坎昆時，他們只是在尋找一名舉著 OpenPhone 標志的班車司機。我們所要做的就是向他們發送每個人的航班詳細信息。能夠外包這項任務真是太好了。
我們的靜修會為期一周，我們希望在此期間有意識地平衡工作和娛樂。
這是許多 OpenPholk 第一次見到他們的同事，所以我們的主要目標是讓團隊成員建立聯系。我們知道，如果我們提供一個輕松、有趣的環境來鼓勵聯系和自發活動（比如我們的棋盤游戲之夜總是很受歡迎），我們最終會在今年余下的時間里做更強大、更協作的工作。
當然，我們也抽出一些時間來進行高影響力、充滿活力的工作。這包括一次面對面的全體會議（我們全公司的會議）、幾次團隊會議和一次創意推介比賽。但我們在活動、晚餐和靈活計劃的日程安排中留有足夠的空間。
以下是我們的日程安排：
最后，我們發現這是工作和放松的完美結合。每個人離開時都感覺與同事的聯系更加緊密。我們還收到反饋，人們對他們的團隊和我們的公司有更強的歸屬感。
去年在圣地亞哥度假期間，我們團隊最喜歡的活動之一是黑客馬拉松，我們將跨職能團隊聚集在一起，解決獨特的 OpenPhone 問題。
今年，我們稍微改變了一些，改為舉辦一場推介比賽，讓團隊聚集在一起集思廣益并提出改進 OpenPhone 的潛在解決方案。團隊可以針對潛在功能、錯誤修復、營銷計劃或流程提出想法——沒有什么是不可能的。
在務虛會之前，員工開始提出想法并組織成團隊，因此他們有一個小組可以參加務虛會的推介比賽。
團隊用一天的時間來完善他們的推介，然后在全員大會期間向更廣泛的公司展示。
隨著團隊規模的擴大，溝通不暢的可能性也會增加。我們通過四個主要渠道為這次務虛會保持信息的可訪問性和自由流動。
為了預訂航班并確保滿足每個人的需求，我們需要從客人那里收集大量詳細信息。為此，我們與公司的每個人共享了一個 Typeform 表單，我們在其中收集了：
這讓我們在預訂住宿、交通和短途旅行時非常容易地提取每個人的信息。只需單擊一個按鈕，我們就可以將詳細信息發送到 Destination Mexico。
在 OpenPhone，我們每兩周舉行一次全公司范圍的全體會議，我們會在會上聯系并了解來自整個公司的更新。在務虛會之前，我們確保在每次全體會議上分享務虛會的最新動態和提醒。
為了集中有關務虛會的信息，我們在 Notion 中創建了一個頁面，作為我們公司的知識中心。團隊可以在頁面上找到他們需要的關于撤退的所有信息，包括日程安排、交通和簽證信息等。
我們在概念中的過度溝通方面犯了錯誤。我們還有：
此外，我們還提供了 PDF 格式的度假村地圖和度假時間表，我們的團隊可以在沒有 WiFi 時下載和訪問。
最后，我們在 Slack 的#retreat 頻道中分享了實時更新并回答了問題。為人們提供一個開放的論壇意味著如果有人問了一個問題，其他人都可以看到答案——幫助我們減少重復問題或請求的數量。
它還讓我們在整個旅程中隨時了解 OpenPholks，無論他們是在參加團隊會議、在泳池邊閑逛，還是在短途旅行中。例如，當我們聽說有幾個人希望有更多時間完成他們的比賽 pitch 后，我們在現場更改了我們的日程安排：
pitchathon 非常成功，我們將從每次演示中構建新的流程和功能。敬請期待！
顯然，為一大群人組織企業務虛會并不是一項容易（或快速?。┑娜蝿?。我們的人員團隊花了一年的大部分時間來制定計劃，這是我們在 2022 年開展的最大項目。
但是，采用正確的流程可以使旅程更實惠，壓力也小得多。明年，如果我們的團隊規模擴大一倍或三倍，我們將能夠使用相同的清單、表格和工具來簡化我們的計劃。
如果您對我們的規劃過程有任何疑問，請在下方發表評論。如果您想加入我們的下一次旅行 – 查看我們的職業頁面！
